Sözleşme Yönetiminde Yapay Zeka: Neyi Değiştirir, Neyi Değiştirmez?

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Yapay zeka, sözleşme yönetiminde verinin toplanma hızını değiştirir: dağınık sözleşmelerden envanter çıkarır, taraf, süre, yenileme, fesih bildirim tarihi, cezai şart ve sorumluluk tavanı gibi maddeleri metinden çeker, standart metinden sapmaları işaretler ve yenileme ile fesih tarihlerinin takvime bağlanmasını kolaylaştırır. Hangi riskin kabul edileceği, müzakere, onay yetkisi ve çıkarılan verinin doğrulanması ise hukuk biriminde ve yetkili yöneticilerde kalır; sorumluluk araca geçmez. Sonucu belirleyen, araç kadar kurulum sırasıdır: önce envanter, sonra alan şeması, sonra örneklem doğrulaması, en son takvim ve rapor.

Bu yazının konusu tek bir sözleşmenin incelenmesi değil, kurumsal hukuk biriminin elindeki sözleşme portföyünün imzadan sona erene kadar yönetilmesidir. Tek sözleşme incelemesinde soru metindeki risktir. Portföy yönetiminde soru, hangi sözleşmelerin var olduğu, hangisinin hangi tarihinin yaklaştığı ve o tarihle kimin ilgilendiğidir. Yapay zekanın katkısı da sınırı da bu ikinci soruda farklı görünür.

Asıl sorun: sözleşme nerede, hangi tarih yaklaşıyor

Kurumsal hukuk birimlerinde sözleşmeden doğan sorunların önemli bir kısmı, hükmün kötü yazılmasından değil, sözleşmenin unutulmasından çıkar. Satış, satın alma, insan kaynakları ve bilgi teknolojileri birimleri kendi sözleşmelerini kendi klasörlerinde tutar. İmzalı nüsha bir e-posta ekinde, son müzakere sürümü başka bir klasörde, ek protokol ise yalnızca iş birimindeki sorumlunun bilgisayarında kalır. Hukuk birimi bir sözleşmeyi çoğu zaman ancak biri sorduğunda arar.

Bu dağınıklığın sonuçları tanıdıktır:

Otomatik yenilenen bir hizmet sözleşmesi, fesih bildirim tarihi fark edilmeden geçtiği için istenmeyen bir dönem daha uzar.
Tedarikçiyle uyuşmazlık çıktığında hangi sürümün imzalandığı ve sorumluluk tavanının ne olduğu günlerce aranır.
KVKK uyum çalışmasında kişisel veri işleyen tedarikçilerin listesi istendiğinde, hangi sözleşmede veri işleme hükmü bulunduğu bilinmez.
Birleşme, denetim veya finansman sürecinde kontrol değişikliği hükmü içeren sözleşmeler elle taranır.

Bu sorunların hiçbiri hukuki yorum eksikliğinden doğmaz. Hepsi aynı iki bilginin yokluğundan doğar: sözleşmenin nerede olduğu ve bir sonraki kritik tarihinin ne zaman olduğu. Envanteri olmayan bir birimde en iyi inceleme standardı bile yalnızca önüne gelen sözleşmeye uygulanır.

Yapay zekanın değiştirdikleri

Yapay zekanın sözleşme yönetimindeki katkısı, metinde zaten yazılı olan bilginin bulunması ve yapılandırılmasıdır. Dört işte bu katkı belirgindir:

Envanter çıkarma: Paylaşılan klasörler, e-posta arşivleri ve taranmış dosyalar arasından sözleşme niteliğindeki belgeleri ayırır, aynı sözleşmenin taslak ve imzalı sürümlerini gruplar ve sözleşme türünü önerir.
Alan çıkarma: Taraflar, yürürlük ve bitiş tarihi, yenileme biçimi, fesih bildirim süresi, cezai şart, sorumluluk tavanı, uygulanacak hukuk ve yetkili mahkeme gibi alanları metinden çeker ve her alanın metindeki yerini gösterir.
Standarttan sapma tespiti: Kurumun standart sözleşme metniyle karşılaştırarak değiştirilmiş, eklenmiş veya çıkarılmış hükümleri işaretler.
Portföy genelinde arama: Kontrol değişikliği hükmü olan, sorumluluk tavanı belirli bir tutarın altında kalan veya yurt dışına veri aktarımı öngören sözleşmeleri tek sorguyla listeler.

Bu dört işin ortak noktası, cevabın sözleşme metninde bulunmasıdır. Daha önce bir stajyerin veya genç avukatın haftalarca süren taraması, doğrulanması gereken bir ilk kayda dönüşür. Okunması zor taranmış nüshalarda, el yazısıyla eklenmiş notlarda ve birbirine atıf yapan çerçeve sözleşme ile ek protokollerde hata olasılığı artar; doğrulamada öncelik bu belgelere verilir.

Değiştirmedikleri: karar ve sorumluluk

Aşağıdaki işler metinde değil, kurumun ticari durumunda, yetki yapısında ve iç kurallarında yer alır. Araç bu işler için gereken bilgiyi daha hızlı önüne getirir, kararı vermez.

Risk kabulü: Düşük bir sorumluluk tavanının kabul edilip edilmeyeceği tedarikçinin önemine, alternatiflerin varlığına ve işin büyüklüğüne bağlıdır. Araç sapmayı gösterir; sapmanın kabul edilebilir olup olmadığına hukuk birimi ve iş birimi birlikte karar verir.
Müzakere: Hangi hükümde ısrar edileceği ve neyin karşılığında neyin bırakılacağı, ilişkinin geçmişine ve tarafların pazarlık gücüne bağlıdır.
Onay yetkisi: Sözleşmeyi kimin onaylayıp imzalayacağı, kurumun yetki belgeleri ve iç onay kurallarıyla belirlenir. Araç onay akışını hızlandırabilir, onaycının yerini alamaz.
Verinin doğrulanması: Çıkarılan fesih bildirim süresi yanlışsa takvimdeki hatırlatma da yanlış olur. Verinin doğruluğundan aracı değil, kaydı onaylayan kişi sorumludur.

Sorumluluk araca geçmez: Araç bir tarihi yanlış okuduğunda kaçırılan bildirim, aracın değil hukuk biriminin kaybıdır. Bu nedenle çıkarılan her kritik alan, takvime bağlanmadan önce bir kişi tarafından kaynak metinle karşılaştırılıp onaylanır.

İş bölümü sözleşme yönetiminin her adımında aynı mantıkla kurulur:

İş	Yapay zekanın rolü	İnsan kontrolü
Envanter çıkarma	Sözleşmeleri dağınık kaynaklardan ayırır, sürümleri gruplar	Taranmayan klasörleri ve sözleşmesi gelmeyen birimleri tespit eder
Alan çıkarma	Taraf, süre, yenileme, fesih bildirim süresi, ceza ve tavanı metinden çeker	Kritik alanları kaynak metinle karşılaştırıp onaylar
Standarttan sapma	Standart metinle farkları işaretler	Sapmanın kabul edilip edilmeyeceğine karar verir
Portföy araması	Belirli hükmü içeren sözleşmeleri listeler	Listenin eksiksizliğini örneklemle kontrol eder
Kritik tarih takibi	Tarihleri takvime aktarır, hatırlatma üretir	Sorumluyu atar, yenileme veya fesih kararını verir
Müzakere ve onay	Önceki sözleşmelerdeki benzer hükümleri bulur	Pozisyonu belirler, yetkili kişi onaylar

Kritik tarih takibi: takvim ve sorumlu

Portföy yönetiminin somut çıktısı takvimdir. Bir sözleşmeden çıkarılan tarihin değeri, takvime bağlanıp bir kişiye atandığında ortaya çıkar. Takvim kurulurken şu kurallar uygulanır:

Her sözleşme için bitiş tarihi, yenileme biçimi ve fesih bildirimi için son gün ayrı kayıt olarak girilir.
Takvimde izlenen tarih sözleşmenin bitiş tarihi değil, karar için son gündür. Otomatik yenilenen bir sözleşmede bu gün, bitiş tarihinden aylar önceye düşebilir.
Her kayda iki sorumlu atanır: sözleşmenin iş birimindeki sahibi ve hukuk biriminden bir avukat.
Hatırlatma, iş biriminin sözleşmeyi sürdürmek isteyip istemediğini bildirmesine yetecek süre bırakılarak kurulur.
Fiyat güncelleme, performans değerlendirmesi ve teminat yenileme gibi ikincil tarihler aynı takvime ayrı etiketle girer.

Sorumlusu olmayan bir tarih, takvimde görünse bile takip edilmiyor sayılır. Haftalık kontrolde, önümüzdeki dönemde karar günü gelen ve sorumlusu ya da iş biriminin kararı eksik olan sözleşmeler listelenir ve her birine o hafta bir sonraki adım yazılır.

Kurulum sırası: envanter, şema, doğrulama, takvim

Sık yapılan hata, araç seçilir seçilmez takvim ve raporlarla başlamaktır. Envanteri eksik ve verisi doğrulanmamış bir takvim, olmayan bir güvenliği varmış gibi gösterir. Sıra şöyledir:

Envanter: Sözleşmelerin tutulduğu bütün yerler listelenir, belgeler tek bir depoda toplanır ve araç sözleşme niteliğindeki belgeleri ayırır. Sözleşmeler kişisel veri ve ticari sır içerdiğinden, belgelerin işleneceği ortam KVKK ve kurumun bilgi güvenliği kurallarına göre önceden onaylanır.
Alan şeması: Her sözleşme türü için çıkarılacak alanlar ve her alanın tanımı yazılır. Örneğin yenileme biçimi için kabul edilen değerler otomatik, bildirimle ve yenilemesiz olarak sabitlenir. Şema olmadan araç her sözleşmeden farklı bilgi çıkarır ve veriler karşılaştırılamaz.
Örneklem doğrulaması: Her sözleşme türünden bir örneklem seçilir ve avukatlar çıkarılan alanları kaynak metinle karşılaştırır. Hangi alanların güvenilir olduğu, hangilerinin her kayıtta insan onayı gerektirdiği bu aşamada belirlenir.
Takvim ve rapor: Doğrulanmış tarih alanları takvime bağlanır, sorumlular atanır ve düzenli rapor kurulur. Yeni imzalanan sözleşmeler aynı şemayla, imza anında envantere girer.

Doğrulama atlanırsa: Örneklem doğrulaması yapılmadan kurulan takvim, aracın yanlış okuduğu tarihleri de güvenilir kayıt gibi gösterir. Hata ancak bir bildirim tarihi kaçırıldığında fark edilir.

Ölçüm: iki sayı

Sözleşme yönetiminin işe yarayıp yaramadığı iki sayıyla izlenir:

Fark edilmeden geçen yenileme veya fesih bildirim tarihi sayısı: Dönem içinde karar verilmeden geçen ve sözleşmenin istenmeden uzamasına ya da bildirim hakkının kullanılamamasına yol açan tarihler. Hedef sıfırdır. Her vaka nedeniyle birlikte kaydedilir: sözleşme envanterde yoktu, alan yanlış çıkarılmıştı veya sorumlu atanmamıştı.
Envanter kapsamı: Yürürlükteki sözleşmelerin ne kadarının envantere girdiği ve kritik alanlarının doğrulandığı. Birim bazında izlenir; hangi birimin sözleşmelerinin dışarıda kaldığı bu sayıyla görünür.

İki sayı birlikte okunur. Kapsam düşükken kaçan tarih sayısının sıfır görünmesi güven vermez, çünkü envanter dışındaki sözleşmelerin tarihleri hiç izlenmiyordur. Kaçan tarihlerin kayıtlı nedenleri ise kurulumun hangi aşamasında eksik kaldığını gösterir. Bu iki sayı, hukuk biriminin yönetime sunduğu performans göstergeleri arasında da yer alabilir.

Kontrol listesi

Kurumda sözleşmelerin tutulduğu bütün yerler listelendi mi?
Her sözleşme türü için çıkarılacak alanlar ve tanımları yazılı mı?
Çıkarılan alanlar bir örneklem üzerinde kaynak metinle doğrulandı mı?
Takvimde bitiş tarihi yerine karar için son gün mü izleniyor?
Her kritik tarihin iş biriminde ve hukuk biriminde bir sorumlusu var mı?
Standarttan sapmaların kabulüne kimin karar verdiği yazılı mı?
Sözleşmelerin işlendiği ortam KVKK ve bilgi güvenliği kurallarına göre onaylandı mı?
Kaçan tarih sayısı ve envanter kapsamı düzenli olarak izleniyor mu?

Sıkça sorulan sorular

Yapay zeka sözleşme yönetiminde neyi değiştirir?

Verinin toplanma hızını değiştirir. Dağınık sözleşmelerden envanter çıkarır; taraf, süre, yenileme, fesih bildirim tarihi, cezai şart ve sorumluluk tavanı gibi alanları metinden çeker; standart metinden sapmaları işaretler ve portföy genelinde aramayı mümkün kılar. Haftalar süren tarama, doğrulanması gereken bir ilk kayda dönüşür.

Yapay zeka sözleşme yönetiminde neyi değiştirmez?

Hangi riskin kabul edileceği, müzakerede hangi hükümde ısrar edileceği ve sözleşmeyi kimin onaylayacağı hukuk biriminde ve yetkili yöneticilerde kalır. Aracın çıkardığı verinin doğruluğundan da kaydı onaylayan kişi sorumludur. Araç bu kararlar için gereken bilgiyi daha hızlı önüne getirir, kararı vermez.

Kurumsal hukuk biriminde sözleşme yönetiminin asıl sorunu nedir?

Çoğu kurumda asıl sorun hükümlerin içeriği değil, sözleşmelerin nerede olduğunun ve hangi tarihin yaklaştığının bilinmemesidir. Sözleşmeler iş birimlerinin klasörlerinde, e-posta eklerinde ve taranmış dosyalarda dağınık durur. Bu durumda yenileme veya fesih bildirim tarihi çoğu zaman geçtikten sonra fark edilir.

Yenileme ve fesih bildirim tarihleri nasıl takip edilmeli?

Her sözleşmenin bitiş tarihi, yenileme biçimi ve fesih bildirimi için son gün takvime ayrı kayıt olarak girilir. Takvimde izlenen tarih bitiş tarihi değil, karar için son gündür. Her kayda iş biriminden ve hukuk biriminden birer sorumlu atanır ve hatırlatma, karar için yeterli süre bırakacak şekilde kurulur.

Yapay zeka destekli sözleşme yönetimi hangi sırayla kurulmalı?

Önce envanter çıkarılır ve sözleşmelerin tutulduğu bütün yerler belirlenir. Sonra her sözleşme türü için çıkarılacak alanları tanımlayan alan şeması yazılır. Ardından çıkarılan veriler bir örneklem üzerinde avukatlarca kaynak metinle karşılaştırılır; takvim ve rapor ancak bu doğrulamadan sonra kurulur.

Sözleşme yönetiminin işe yarayıp yaramadığı nasıl ölçülür?

İki sayıyla: fark edilmeden geçen yenileme veya fesih bildirim tarihi sayısı ve yürürlükteki sözleşmelerin ne kadarının envantere girip kritik alanlarının doğrulandığını gösteren envanter kapsamı. Birinci sayının hedefi sıfırdır. Kapsam düşükken birinci sayının sıfır görünmesi güven vermez, çünkü envanter dışındaki sözleşmelerin tarihleri hiç izlenmiyordur.