Kurumsal Hukuk Biriminde Yazılım Geçiş Projesi Nasıl Yönetilir?

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Copy Link

Geçiş projesini hukuk birimi sahiplenir, BT destekler. Proje altı adımda yürür: kapsam ilk aşamada dosya kayıtları, takvim ve belgelerle sınırlanır; veri envanteri çıkarılır ve taşınmadan önce temizlenir; paralel çalışma dönemi kısa tutulur ve bitiş tarihi baştan duyurulur; üç ila beş kişilik bir pilot ekip dört hafta çalışır; eğitim avukat, asistan ve yönetici için ayrı verilir; eski sistem salt okunur bir dönemin ardından kapatılır. Orta büyüklükte bir birim bu adımları dokuz haftaya sığdırabilir.

Satın alma kararından sonra en sık yapılan hata, geçişi bir kurulum işi gibi görmektir. Kurulum birkaç gün sürer; geçiş ise birimin çalışma biçimini değiştirir. Hesap tablolarında, e-posta kutularında ve paylaşımlı klasörlerde dağınık duran bilgi tek bir yere toplanacak ve herkesin aynı kaydı aynı biçimde tutması gerekecektir. Aşağıda, süreci yöneten hukuk müşavirinin vermesi gereken kararlar sırasıyla ele alınır.

Proje sahibi kim olmalı

Geçiş, hukuk biriminin projesidir. BT kullanıcı hesaplarını açar, güvenlik incelemesini yapar, aktarımın teknik tarafını yürütür ve tedarikçiyle yapılacak veri işleme sözleşmesinin KVKK boyutunu değerlendirir. Ancak hangi dosyanın taşınacağına, bir dosyanın ne zaman kapalı sayılacağına, hangi takvim kaydının kritik olduğuna ve belgelerin nasıl adlandırılacağına yalnızca hukuk birimi karar verebilir.

Tersi, yani BT'nin sahiplendiği proje, kâğıt üzerinde tamamlanır ama birim eski alışkanlıklarına döner. Kimse iş akışını yeniden tanımlamadığı için dosyalar yine e-postada açılır, takvim yine kişisel ajandalarda tutulur. Pratik düzen şöyledir:

• Hukuk biriminden tek bir proje sorumlusu: haftada en az bir gününü bu işe ayırabilen bir avukat veya birim koordinatörü.
• BT'den tek bir muhatap: hesaplar, tekil oturum açma, güvenlik ve aktarım için.
• Hukuk müşaviri: kapsam, tarihler ve eski sistemin kapatılması gibi geri dönüşü zor kararların sahibi.
• Tedarikçinin proje yöneticisi: haftalık toplantının sabit katılımcısı; birimin kararlarını uygular, birim yerine karar vermez.

Dokuz haftalık örnek plan

Plan 10 ila 30 kişilik bir hukuk birimi içindir; süreler büyüklüğe göre uzayabilir, aşamaların sırası değişmez.

Planın değişmeyen kuralı: Hiçbir aşama bir öncekinin çıktısı olmadan başlamaz. Veri temizlenmeden deneme taşıma yapılmaz, örneklem kontrolü geçilmeden pilot açılmaz, pilot kararı verilmeden tüm birim eğitilmez.

Kapsamı daraltma ve veri envanteri

İlk aşama birimin her gün kullandığı üç şeyle sınırlıdır: dosya kayıtları, takvim ve belgeler. Faturalama (dış büro faturaları dahil), raporlama ve entegrasyonlar (UYAP, e-posta, muhasebe) ikinci aşamadadır. Raporlama, içinde veri olmayan bir sistemde anlamlı sonuç üretmez; entegrasyonlar ise karşı sisteme bağımlı olduğu için tek başına takvimi kaydırabilir. İkinci aşamanın tarihi ilk günden bellidir, ancak tek doğru kaynak tarihinden önce başlamaz.

Veri envanteri, her veri türü için üç soruyu yanıtlar: taşınacak mı, salt okunur arşivde mi kalacak, taşınırsa nasıl kontrol edilecek?

Temizlik taşımadan önce ve eski kaynakta yapılır. Mükerrer kişi kayıtları birleştirilir, kapanmış ama açık görünen dosyalar kapatılır, dosya ve belge adları tek bir düzene çekilir. Kirli veriyi önce taşıyıp sonra temizlemek daha hızlı görünür ama değildir: yeni sistemde kayıtların geçmişi oluşmaya başlar ve birleştirme zorlaşır. Deneme taşımasından sonra rastgele seçilen 30 dosya eski ve yeni kaynakta alan alan karşılaştırılır; sistematik bir hata bulunursa taşıma kuralı düzeltilir ve deneme tekrarlanır.

Paralel çalışma döneminin tuzağı

Paralel dönem, ekibin güvenlik hissi için istediği ama projeyi en çok yoran aşamadır. İki sisteme çift kayıt girmek birkaç gün sürdürülebilir; birkaç hafta sürdüğünde kayıtlar iki yerde farklılaşmaya başlar, kimse hangisinin doğru olduğunu bilmez ve ekip alışkın olduğu eski sisteme döner. Yeni sistem kullanılmadığı için eksik görünür, eksik göründüğü için kullanılmaz.

• Paralel dönem en fazla iki haftadır; başlangıç ve bitiş tarihi geçişten önce yazılı olarak duyurulur.
• Çift kayıt yalnızca takvimdeki kritik tarihler için tutulur. Dosya ve belgeler ilk günden itibaren yalnızca yeni sistemde açılır.
• Bitiş günü tek doğru kaynak tarihidir. O günden sonra eski sisteme yeni kayıt girilmez; yalnızca eski sistemde bulunan bir bilgi geçerli sayılmaz ve bulan kişi onu yeni sisteme taşır.
• Paralel dönemde ortaya çıkan her tutarsızlık yeni sistemde düzeltilir, eskisinde değil.

Tek doğru kaynak tarihi bir duyuru değil, bir karardır: Hukuk müşaviri verir, ertelenmez; o günden sonra eski sistemde yapılan işlemin yapılmamış sayılacağı herkese önceden söylenir.

Pilot ekip ve rol bazlı eğitim

Pilot ekip üç ila beş kişidir ve dört hafta boyunca yalnızca yeni sistemde çalışır. Ekipte en az bir avukat ve bir asistan bulunur; mümkünse yeni sisteme mesafeli bir kişi de dahil edilir, çünkü en değerli itirazlar ondan gelir. Pilot sonunda ekip bir düzeltme listesiyle birlikte tek bir karar verir: bu haliyle tüm birime açılır mı? Pilotun ölçütleri dört hafta başlamadan yazılır:

• Pilot döneminde ekibin açtığı her dosya yeni sistemde kayıtlı mı?
• Ekibin hiçbir kritik tarihi yalnızca eski sistemde kalmamış mı?
• Haftalık soru sayısı birinci haftadan dördüncü haftaya düşüyor mu?
• Tedarikçiye iletilen hata listesinde açık kalan madde sayısı kaç?

Eğitim pilotun son haftasında ve role göre ayrı verilir. Herkese aynı oturumu vermek, herkesin bir başkasının işini dinlemesi demektir; kimse kendi işini görmez.

• Avukat: dosya açma, not ve belge ekleme, takvim kaydı, kendi dosya listesini görme. Bir saat, uygulamalı.
• Asistan ve uzman yardımcısı: kişi kayıtları, belge yükleme ve adlandırma, takvim girişleri, toplu işlemler. En uzun oturum, kendi gerçek dosyalarıyla.
• Yönetici: dosya atama, yetki yönetimi, birimin genel görünümü. Kırk beş dakika.

İlk hafta soruları için pilot ekipten tek bir kişi belirlenir. Sorular tek kanalda toplanır, aynı gün yanıtlanır ve ilk haftanın sonunda sık sorulanlar iki sayfalık bir nota dönüşür. Tedarikçinin destek hattı bu kişinin arkasındadır, önünde değil.

Eski sistemin kapatılması ve 90 gün sonra bakılacak üç sayı

Eski sistem tek doğru kaynak tarihinde kapatılmaz, salt okunur yapılır. Yazma yetkileri kaldırılır; paylaşımlı klasörler için bu, klasörün yeniden adlandırılması ve yazma izninin kaldırılmasıdır. Salt okunur dönem genellikle altı aydır. Bu süre içinde eski kaynağa bakma ihtiyacı doğan her durum not edilir, çünkü her biri taşınmamış bir veri türüne işaret eder. Dönemin sonunda:

• Eski sistemdeki tüm veri açık biçimlerde dışa aktarılır: kayıtlar tablo olarak, belgeler orijinal biçimleri ve meta verisiyle.
• Dışa aktarılan paket, birimin belge saklama politikasına ve KVKK saklama ve imha kurallarına göre saklanır; kimin erişebileceği yazılı olarak belirlenir.
• Eski sistemin lisansı veya erişimi ancak dışa aktarım doğrulandıktan sonra kapatılır.

Geçişten doksan gün sonra üç sayıya bakılır:

• Yeni sistemde kayıtlı dosya oranı: son doksan günde açılan dosyaların tamamı yeni sistemde mi? Hedef yüzde yüzdür; altındaysa nedeni araştırılır.
• Sorumlusu atanmış kritik tarih oranı: önümüzdeki otuz güne ait duruşma, kesin süre ve bildirim tarihlerinin yeni takvimde sorumlusuyla kayıtlı olma oranı. Hedef yüzde yüzdür.
• Eski kaynağa haftalık erişim sayısı: salt okunur arşive veya eski klasöre bakılma sayısı. Düşmesi beklenir; sıfıra yaklaşmıyorsa bir veri türü eksik taşınmıştır veya bir ekip eski alışkanlığını sürdürmektedir.

Kontrol listesi

• Proje sorumlusu hukuk biriminden mi ve haftalık zamanı ayrılmış mı?
• İlk aşama dosya kayıtları, takvim ve belgelerle sınırlı mı; ikinci aşamanın tarihi yazılı mı?
• Veri envanterinde her veri türü için taşınma ve kontrol kararı yazılı mı?
• Mükerrer kişi kayıtları ve kapanmış dosyalar taşımadan önce temizlendi mi?
• Deneme taşımasından sonra rastgele örneklem alan alan karşılaştırıldı mı?
• Paralel dönemin bitişi ve tek doğru kaynak tarihi önceden duyuruldu mu?
• Pilot ekibin ölçütleri dört hafta başlamadan yazıldı mı?
• Eski sistemin salt okunur dönemi, dışa aktarımı ve saklama kuralı belirlendi mi?

Sıkça sorulan sorular

Yazılım geçiş projesinin sahibi kim olmalı?

Hukuk birimi. BT kullanıcı hesaplarını, güvenlik incelemesini ve aktarımın teknik tarafını üstlenir; hangi dosyanın taşınacağına, bir dosyanın ne zaman kapalı sayılacağına ve hangi takvim kaydının kritik olduğuna yalnızca hukuk birimi karar verebilir. Sahiplik BT'de kaldığında sistem teknik olarak kurulur, ancak birim iş akışını yeniden tanımlamadığı için eski alışkanlıklarına döner.

Geçişin ilk aşamasında neler taşınmalı?

Yalnızca dosya kayıtları, takvim ve belgeler. Faturalama, raporlama ve entegrasyonlar ikinci aşamaya bırakılır. Bu üçü birimin her gün kullandığı asgari çekirdektir; raporlama bunlar oturmadan anlamlı veri üretmez, entegrasyonlar ise karşı sisteme bağımlı olduğu için takvimi tek başına kaydırabilir.

Hangi veriler taşınmalı, hangileri arşivde kalmalı?

Açık dosyalar, son dönemde kapanmış dosyalar, gelecek tarihli takvim kayıtları, kişi kayıtları ve belgeler meta verisiyle birlikte taşınır. Daha eski kapanmış dosyalar ve e-posta yazışmaları salt okunur arşivde kalır. Taşımadan önce mükerrer kişi kayıtları birleştirilir ve adlandırma düzeltilir; deneme taşımasından sonra rastgele seçilmiş bir örneklem eski ve yeni kaynakta alan alan karşılaştırılır.

Paralel çalışma dönemi ne kadar sürmeli?

En fazla iki hafta ve bitiş tarihi baştan duyurulmuş olmalı. Uzun paralel dönemde iki sistemdeki kayıtlar birbirinden ayrışır ve ekip alışkın olduğu eski sisteme döner. Bitiş günü tek doğru kaynak tarihidir; o günden sonra eski sisteme yeni kayıt girilmez ve yalnızca orada bulunan bilgi geçerli sayılmaz.

Pilot ekip nasıl seçilir ve neyi ölçer?

Üç ila beş kişi, dört hafta. Ekipte en az bir avukat ve bir asistan bulunur; mümkünse yeni sisteme mesafeli bir kişi de eklenir. Ölçütler baştan yazılır: pilot döneminde açılan her dosyanın yeni sistemde kayıtlı olması, hiçbir kritik tarihin yalnızca eski sistemde kalmaması, haftalık soru sayısının düşmesi ve pilot sonunda düzeltme listesiyle birlikte verilen tüm birime açılma kararı.

Geçişin başarılı olduğu nasıl anlaşılır?

Tek doğru kaynak tarihinden doksan gün sonra üç sayıya bakılır: son doksan günde açılan dosyaların yeni sistemde kayıtlı oranı, önümüzdeki otuz güne ait kritik tarihlerin sorumlusuyla birlikte yeni takvimde bulunma oranı ve eski sisteme veya paylaşımlı klasöre haftalık erişim sayısı. İlk ikisi yüzde yüze yaklaşmalı, üçüncüsü sıfıra inmelidir.