Hukuk Yazılımında Veri Taşınabilirliği: Ayrılırken Ne Alabilirsiniz?

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Bir hukuk yazılımından ayrılırken tablo niteliğindeki veriler (dosya kayıtları, kişiler, zaman kayıtları, faturalar) genellikle CSV veya Excel olarak, belgeler ise orijinal biçimleriyle alınabilir. Zor olan kısım, belgeleri dosyalara ve kişilere bağlayan meta veri, sürüm geçmişi, notlar ve denetim izidir; bunlar çoğu zaman eksik gelir ya da yalnızca PDF olarak verilir. Neyin alınabileceği ayrılırken değil, satın alma sözleşmesi yazılırken belirlenir. Sözleşmeye beş hüküm yazmak ve yılda bir tam dışa aktarım provası yapmak, bu belirsizliği ölçülebilir hale getirir.

Yazılım seçimi görüşmelerinde konuşulan konular genellikle özellikler, geçiş süresi ve eğitimdir. Ayrılma senaryosu ya hiç gündeme gelmez ya da tek cümleyle geçilir: veriler büroya aittir. Bu cümle doğru olsa da operasyonel bir anlam taşımaz. Asıl soru, verinin hangi biçimde, hangi bütünlükte ve ne kadar sürede alınabileceğidir. Bu yazı soruyu veri türü düzeyinde açar ve cevabın sözleşmeye nasıl yazdırılacağını gösterir.

Kilitlenme ayrılırken değil girerken oluşur

Bir yazılıma bağımlılık, ayrılma kararının verildiği gün değil, ilk kaydın girildiği gün başlar. Yüklenen her belge, girilen her zaman kaydı ve yazılan her not, o sistemin kendi veri modeline göre saklanır. Beş yıl sonra on binlerce kayıt birikmiş olur. Girişte beş dakikalık bir soruyla çözülebilecek konu, çıkışta aylarca süren bir projeye dönüşür.

Satın alma anında pazarlık gücü en yüksektir. Sağlayıcı yeni bir müşteri kazanmak ister; dışa aktarım biçimi, süresi ve ücreti bu aşamada yazılı taahhüde dönüştürülebilir. Ayrılma aşamasında ise aynı sorular geçiş baskısı altında ve karşı tarafın isteksiz olduğu bir ortamda sorulur. Sağlayıcıya ilk görüşmede yöneltilecek soru basittir: bugün ayrılma kararı verilse yarın elde ne olur, hangi biçimde ve kaç günde?

Temel ilke: Bir sistemden çıkışın zorluğu, o sisteme giriş sözleşmesi yazılırken belirlenir. Sonradan eklenen hiçbir hüküm, baştan alınmış bir taahhüdün yerini tutmaz.

Veri türleri ve taşınabilirlik düzeyi

Büro yönetim sistemindeki veri tek bir bütün değildir; türüne göre taşınabilirliği değişir. Aşağıdaki tablo her veri türü için tipik dışa aktarım biçimini, gerçekçi taşınabilirlik düzeyini ve sağlayıcıya sorulacak kontrol sorusunu listeler.

Veri türü	Tipik dışa aktarım biçimi	Taşınabilirlik	Kontrol sorusu
Dosya kayıtları ve alanlar	CSV, Excel	Tam	Büroya özgü tanımlanmış alanlar da dışa aktarılıyor mu?
Kişi ve kurum kayıtları	CSV, Excel, vCard	Tam	Kişinin hangi dosyalarla ve hangi sıfatla ilişkili olduğu kayıtta var mı?
Belgeler	Orijinal dosya biçimi, klasör yapısıyla	Tam veya kısmi	Tüm sürümler mi, yalnızca son sürüm mü veriliyor?
Belge meta verisi	CSV veya JSON	Kısmi	Hangi dosyaya ait, kim yükledi, ne zaman bilgileri belge dosyasıyla eşleşiyor mu?
Zaman kayıtları ve faturalar	CSV, Excel; faturalar PDF	Tam (kayıtlar), kısmi (fatura kalemleri)	Fatura kalemleri zaman kayıtlarına bağlı olarak mı geliyor?
Görevler ve takvim	CSV, iCal	Kısmi	Tamamlanmış görevler ve geçmiş duruşma tarihleri de dahil mi?
Notlar ve yorumlar	CSV, JSON veya yalnızca PDF	Kısmi veya zor	Notun hangi dosyaya veya belgeye yazıldığı bilgisi korunuyor mu?
E-posta kayıtları	EML veya MSG, bazen yalnızca PDF	Zor	Ekler ve dosya ilişkisi e-postayla birlikte mi geliyor?
Denetim izi	CSV veya JSON, çoğu zaman yok	Zor	Denetim izi dışa aktarılabiliyor mu, hangi dönem için?

Tablodaki düzeylerin anlamı şudur. Tam: veri, ilişkileriyle birlikte ve işlenebilir biçimde alınır; başka bir ortamda yeniden kullanılabilir. Kısmi: veri alınır ancak bir kısmı (ilişki, geçmiş veya sürüm) yolda düşer. Zor: veri ya hiç alınamaz ya da yalnızca okunur biçimde gelir. Sağlayıcının taahhüdü bir veri türünü tam düzeye çekemiyorsa, hangi veriden vazgeçildiği baştan bilinmelidir.

Dışa aktarım biçimleri: ne işe yarar, ne yaramaz

CSV ve Excel: Tablo niteliğindeki veri için standarttır. Dosya listesi, kişiler ve zaman kayıtları bu biçimde alınır ve hemen her sisteme içe aktarılabilir. Zayıf yanı, tablolar arasındaki ilişkinin sütunlardaki kimlik numaralarında saklı olmasıdır; bu numaralar dışa aktarımda korunmazsa tablolar birbirinden kopar.
JSON: İlişkili veriyi iç içe taşıyabilir; bir dosya kaydı altında kişilerini, belgelerini ve notlarını barındırabilir. Doğrudan açılıp okunmaz, teknik bir ekip veya geçiş danışmanı gerektirir. Yeni sisteme aktarım için en güvenilir biçimdir.
PDF: Okunur ama işlenemez. Bir dosya özetinin PDF çıktısı arşiv için yeterlidir; ancak yeni sistemde alan bazında arama, filtreleme ve raporlama yapılamaz. PDF bir dışa aktarım biçimi değil, bir arşiv biçimidir.
Orijinal dosyalar, klasör yapısıyla: Belgeler için kabul edilebilir tek biçim budur. Word, UDF, PDF ve diğer belgeler yüklendiği biçimde, dosya ve klasör adlandırması korunarak teslim edilmelidir. İç yapısı olmayan tek bir sıkıştırılmış klasörde on bin belge pratikte kullanılamaz.

Sağlayıcıdan sık duyulan cevap şudur: verileri PDF olarak verebiliriz. Bu cevap genellikle sistemin yapılandırılmış dışa aktarım özelliğinin bulunmadığı veya kullanımının ek ücrete tabi olduğu anlamına gelir. PDF ile alınan bir dosya kaydı, yeni sistemde elle yeniden girilmek zorundadır; birkaç yüz dosyalık bir büro için bu haftalarca sürecek bir veri girişi işidir. Cevabın ardından sorulacak soru bellidir: aynı veri CSV, Excel veya JSON olarak hangi koşulda ve hangi sürede verilir?

Bütünlük sorunu: belge ile meta veri birbirinden koparsa

En sık yaşanan kayıp belgelerin kendisinde değil, belgeleri anlamlı kılan bağlantılarda olur. Bir sözleşme taslağının üçüncü sürümü; hangi dosyaya ait olduğu, kimin ne zaman yüklediği ve hangi notla paylaşıldığı bilgisi olmadan yalnızca bir Word dosyasıdır. Dışa aktarımda belgeler bir klasöre, meta veri bir tabloya düşer. İkisini bağlayan anahtar korunmazsa yeniden eşleştirme elle yapılır.

Korunması gereken ilişkiler üç düzeydedir: dosya ile kişi (müvekkil, karşı taraf, vekil), dosya ile belge (hangi belge hangi dosyanın parçası) ve belge ile kişi (kim yükledi, kim gördü). Dışa aktarım bu üç ilişkiyi kimlik numaralarıyla birlikte veriyorsa bütünlük korunmuştur; vermiyorsa büro, belgeleri yeniden sınıflandırma işini üstlenmiş olur. Bütünlüğü test etmenin pratik yolu, rastgele seçilen on dosya üzerinde şu soruları sormaktır:

Dosya kaydından belgelere ve kişilere, oradan notlara gidilebiliyor mu?
Belge dosyasının adı veya kimliği, meta veri tablosundaki bir satırla eşleşiyor mu?
Sürüm geçmişi olan bir belgenin tüm sürümleri, sırası ve tarihiyle birlikte mi geldi?
UYAP'tan indirilen evrak ile büronun kendi ürettiği belgeler ayırt edilebiliyor mu?

Ölçüt: Bir dışa aktarım, başka bir ortamda açıldığında rastgele seçilen bir dosyanın hikayesi (kim, ne zaman, hangi belge, hangi not) yeniden kurulabiliyorsa tamdır. Kurulamıyorsa alınan şey veri değil, veri parçalarıdır.

Sözleşmeye yazılacak beş hüküm

Sağlayıcının standart sözleşmesi genellikle verinin müşteriye ait olduğunu söyler; ancak nasıl ve ne zaman alınacağını belirlemez. Aşağıdaki beş hüküm bu boşluğu dolduran asgari içeriktir.

Ayrılış sonrası salt okunur erişim süresi: Sözleşme sona erdikten sonra belirli bir süre (örneğin doksan gün) sisteme salt okunur erişimin ücretsiz sürmesi. Geçişte gözden kaçan bir kaydı kontrol etmenin tek yolu budur.
Ücretsiz ve tam dışa aktarım: Tüm veri türlerinin ek ücret olmaksızın ve talep halinde birden fazla kez alınabilmesi. Dışa aktarımın kapsamı sözleşmede veri türü düzeyinde listelenir.
Biçim taahhüdü: Tablo verisi için CSV veya JSON, belgeler için orijinal biçim ve klasör yapısı, ilişkiler için kimlik numaraları. PDF taahhüt edilen biçim olarak kabul edilmez.
Sağlayıcı tarafında silme ve imha teyidi: Dışa aktarım tamamlanıp büro teyit verdikten sonra verinin yedekler dahil silinmesi ve bunun yazılı olarak bildirilmesi. KVKK kapsamında veri sorumlusu büro olduğundan bu teyit, büronun kendi imha kaydının parçasıdır.
Geçiş desteği: Dışa aktarım dosyalarının yapısını açıklayan bir belge (alan adları, tablolar arası ilişkiler) ve makul bir süre için teknik soru desteği. Bu destek ücretli olabilir; önemli olan kapsamının ve süresinin baştan belli olmasıdır.

Kurumsal hukuk birimlerinde bu hükümler satın alma biriminin standart tedarikçi sözleşmesine, bürolarda ise hizmet sözleşmesine ek protokol olarak eklenebilir. Sağlayıcının bir hükmü reddetmesi tek başına eleme sebebi olmayabilir; ancak hangi verinin riskte olduğunu açıkça gösterir.

Yıllık çıkış provası

Sözleşmedeki hüküm, test edilmediği sürece bir varsayımdır. Çıkış provası, ayrılma niyeti olmadan yılda bir kez tam dışa aktarım alıp sonucu başka bir ortamda açmaktır. Amaç geçiş yapmak değil, geçişin mümkün olduğunu kanıtlamaktır.

Talep ve süre: Tam dışa aktarım talep edilir, teslim süresi kaydedilir ve sözleşmede taahhüt edilen süreyle karşılaştırılır.
Bağımsız ortamda açma: Dosyalar, sistemden bağımsız bir ortamda açılır. Tablolar bir hesap tablosu programında, belgeler kendi programlarında kontrol edilir.
Bütünlük testi: Rastgele seçilen dosyalarda dosya, kişi, belge ve not ilişkilerinin kurulabildiği doğrulanır.
Eksiklerin bildirimi: Gelmeyen veri türü, kopan ilişki ve eksik sürüm yazılı olarak sağlayıcıya iletilir; cevap sözleşme dosyasına eklenir.
Kopyanın akıbeti: Prova kopyası ya erişimi sınırlı bir yerde saklama süresi belirlenerek muhafaza edilir ya da test sonrası güvenli biçimde silinir. Test kopyası kendi başına yeni bir risk haline gelmemelidir.

Veri taşınabilirliği ile veri güvenliği aynı sorunun iki yüzüdür. Taşınabilirlik, verinin sağlayıcıdan bağımsız olarak büronun elinde kalmasını güvence altına alır; güvenlik ise bu verinin yetkisiz kişilerin eline geçmemesini. Yıllık provada alınan kopya hem bir iş sürekliliği yedeğidir hem de korunması gereken bir veri kümesidir. Bu nedenle prova, veri güvenliği politikasında tanımlı bir adım olarak yürütülür; kopyayı kimin alacağı, nerede saklanacağı ve ne zaman silineceği baştan yazılıdır.

Kontrol listesi

Sözleşmede dışa aktarım kapsamı veri türü düzeyinde listelenmiş mi?
Ayrılış sonrası salt okunur erişim süresi yazılı mı?
Tablo verisi için CSV veya JSON, belgeler için orijinal biçim taahhüt edilmiş mi?
Belge meta verisi ve dosya ilişkileri dışa aktarıma dahil mi?
Denetim izi ve zaman kayıtlarının dışa aktarılabildiği test edildi mi?
Sağlayıcı tarafında silme ve imha teyidi sözleşmede var mı?
Son on iki ayda bir çıkış provası yapıldı mı?
Prova sonucundaki eksikler sağlayıcıya yazılı olarak iletildi mi?

Sıkça sorulan sorular

Hukuk yazılımından ayrılırken hangi veriler alınabilir?

Dosya kayıtları, kişi ve kurum kayıtları, zaman kayıtları ve faturalar gibi tablo niteliğindeki veriler genellikle CSV veya Excel olarak, belgeler ise orijinal biçimleriyle alınabilir. Belge meta verisi, notlar, e-posta kayıtları ve denetim izi ise çoğu sistemde kısmen veya yalnızca okunur biçimde verilir. Neyin alınabileceği sistemden sisteme değişir; sözleşmede veri türü düzeyinde yazılı olmalıdır.

Veri taşınabilirliği neden satın alma anında konuşulmalı?

Pazarlık gücünün en yüksek olduğu ve kayıtların henüz birikmediği an satın alma anıdır. Ayrılma aşamasında aynı sorular geçiş baskısı altında ve karşı tarafın isteksiz olduğu bir ortamda sorulur. Girişte yazılı olarak alınmayan bir dışa aktarım taahhüdü, çıkışta genellikle ek ücret veya eksik veri olarak geri döner.

Sağlayıcı verileri PDF olarak verebileceğini söylerse ne anlama gelir?

Genellikle sistemin yapılandırılmış dışa aktarım özelliğinin bulunmadığı veya ek ücrete tabi olduğu anlamına gelir. PDF okunabilir ancak işlenemez; yeni sistemde alan bazında arama, filtreleme ve raporlama yapılamaz ve kayıtlar elle yeniden girilir. Aynı verinin CSV, Excel veya JSON olarak hangi koşulda verileceği sorulmalıdır.

Belgeler ile meta verinin birbirinden kopması ne demektir?

Belgelerin bir klasöre, hangi dosyaya ait olduğu ve kimin ne zaman yüklediği gibi bilgilerin ayrı bir tabloya düşmesi ve ikisini bağlayan anahtarın korunmamasıdır. Sonuçta elde yalnızca adlandırılmış dosyalar kalır ve belgeleri dosyalara yeniden eşleştirme işi elle yapılır. Dışa aktarımın belge kimliğini meta veri satırıyla eşleştirdiği baştan test edilmelidir.

Sözleşmeye veri taşınabilirliği için hangi hükümler yazılmalı?

Beş hüküm yeterli bir başlangıçtır: ayrılış sonrası belirli bir süre ücretsiz salt okunur erişim, ek ücret olmaksızın tam dışa aktarım ve biçim taahhüdü. Buna sağlayıcı tarafında yedekler dahil silme ile KVKK'ya uygun imha teyidi ve dışa aktarım yapısını açıklayan belgeyle birlikte geçiş desteği eklenir. Reddedilen her hüküm, hangi verinin riskte olduğunu gösterir.

Yıllık çıkış provası nasıl yapılır?

Ayrılma niyeti olmadan yılda bir kez tam dışa aktarım alınır, sürenin ne kadar olduğu kaydedilir ve dosyalar sistemden bağımsız bir ortamda açılır. Rastgele seçilen dosyalar üzerinde dosya, kişi, belge ve not ilişkilerinin kurulabildiği test edilir. Eksikler yazılı olarak sağlayıcıya iletilir, cevap sözleşme dosyasına eklenir ve test kopyası güvenli biçimde saklanır veya silinir.