UYAP ve Hukuk Yazılımları: Avukat ve Kurum Rehberi

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

UYAP'a farklı kullanıcılar farklı kanallardan erişir. Avukatlar Avukat Portal'ı kendi e-imzalarıyla kullanır; kurumlar Kurum Portal'dan, dosya sayıları belirli bir eşiğin üzerindeyse UYAP'ın kurumsal web servisinden yararlanır. Bir hukuk yazılımını UYAP açısından değerlendirirken özellik listesinden önce çalışma biçimini sorun: e-imza nerede kalıyor, aktarımı kim başlatıyor, yazılım UYAP'ta değişiklik yapıyor mu, hangi bilgiler aktarılıyor ve aktarılan bilgiyi büroda kim görüyor.

UYAP (Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi), yargı süreçlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü sistemdir. Hukuk yazılımı seçerken "UYAP ile çalışıyor mu?" sorusu neredeyse her görüşmede gündeme gelir. Bu soruya anlamlı bir cevap alabilmek için önce yazılımı kimin, hangi UYAP kanalı üzerinden kullanacağını netleştirmek gerekir. Bir avukatlık bürosu ile binlerce dosyası olan bir şirketin kullanabileceği kanal da, ihtiyacı da farklıdır.

UYAP'ın portalları kısaca

UYAP'ın kullanıcı gruplarına göre ayrılmış portalları vardır. Hukuk yazılımı açısından en çok üç tanesi önemlidir.

Portal	Kim kullanır	Ne için kullanılır
Avukat Portal	Avukatlar	Vekili oldukları dosyaları takip etmek, evrak göndermek, harç ve masraf işlemlerini yürütmek
Kurum Portal	Kamu kurumları, şirketler ve diğer kuruluşlar	Kurumun taraf olduğu dava ve icra dosyalarını takip etmek
Vatandaş Portal	Vatandaşlar	Taraf oldukları dosyaları takip etmek

Kısaca: Bir hukuk bürosu için belirleyici olan Avukat Portal'dır. Yüksek dosya hacmine sahip kurumlar için ise Kurum Portal'a ek olarak kurumsal web servis devreye girer.

Avukat Portal ile çalışmak

Avukat Portal'a giriş, avukatın kendi elektronik imzasıyla ve kişisel olarak yapılır. E-imza kişiye özeldir; portalda o imzayla yapılan her işlem, imza sahibi avukatın işlemi olarak kayda geçer. Bu yüzden e-imzanın başkasıyla paylaşılmaması, bir büroda UYAP'la ilgili her düzenlemenin çıkış noktasıdır.

Avukat Portal'da her avukat kendi vekili olduğu dosyalarla çalışır. Aynı dosyada birden fazla avukat görev alıyorsa, dosya bilgisinin ekip içinde nasıl paylaşılacağı UYAP'ın değil, büronun kendi düzeninin konusudur.

Bir yazılımın Avukat Portal'daki bilgilerle nasıl çalıştığını değerlendirirken de aynı ilkeleri ölçü alın: e-imza avukatın kontrolünde kalmalı, işlemler avukatın bilgisi ve talebiyle yapılmalıdır. Portalın güncel kullanım koşulları için UYAP'ın kendi sayfalarını esas alın.

Kurumlar için kurumsal web servis

UYAP, yüksek dosya hacmine sahip kuruluşlar için Kurum Portal'a ek olarak bir kurumsal web servis sunar. Bu servis, kurumların Kurum Portal'daki sınırlı kullanıcı sayısından etkilenmeden dava ve icra dosyalarına ait bilgileri kendi veri tabanlarına almasını ve bu bilgiler üzerinden raporlama yapmasını sağlar.

UYAP Kurum Portal'da yayımlanan güncel koşullar şöyledir:

Dosya sayısı. Servisi, dosya sayısı kamu kurumlarında 2.000'in, özel kurum ve şirketlerde 4.000'in üzerinde olan kuruluşlar kullanabilir.
Bağlantı. Servis, UYAP'ın diğer servisleri gibi özel bir VPN (kiralık hat) üzerinden verilir.
Geçiş. Kurumlar önce test ortamında geliştirme yapar, ardından gerçek ortama geçer.

Kurumsal web servisin kurulumu bir yazılım projesidir: test ortamındaki geliştirme, VPN hattı ve bilgilerin kurumun kendi sistemine aktarılması birlikte planlanmalıdır. Bu kanalı kullanacak kurumlar, entegrasyonu kimin kuracağını ve sonrasında kimin işleteceğini baştan netleştirmelidir.

Not: Bu koşullar UYAP tarafından belirlenir ve değişebilir. Karar vermeden önce UYAP Kurum Portal'daki güncel bilgiyi esas alın.

Hukuk yazılımı seçerken UYAP için sorulacak sorular

"UYAP entegrasyonumuz var" cümlesi tek başına bilgi taşımaz. Aşağıdaki beş soru, bir yazılımın UYAP ile nasıl çalıştığını hem güvenlik hem de büro içi düzen açısından ortaya koyar. Cevapları yazılı olarak isteyin, mümkünse demoda gösterilmesini talep edin.

Soru	Neden önemli	Netleştirilmesi gereken
E-imza ve UYAP giriş bilgileri nerede kalıyor?	E-imza kişiye özeldir ve avukatın kontrolünde kalmalıdır	İmzanın veya giriş bilgilerinin yazılım sağlayıcısına gönderilip gönderilmediği
Aktarımı kim, ne zaman başlatıyor?	Hangi bilginin ne zaman ve kimin talebiyle sisteme girdiğini bilmek	Aktarımın kullanıcının talebiyle mi, arka planda ya da zamanlanmış olarak mı çalıştığı
Yazılım UYAP'ta değişiklik yapıyor mu?	Evrak gönderme ve işlem başlatma avukatın sorumluluğundadır	Yazılımın yalnızca bilgi okuyup okumadığı, UYAP'ta işlem yapıp yapmadığı
Aktarılan bilgiyi büroda kim görüyor?	Dosya bilgisi yetkisiz kişilere açılmamalıdır	Aktarılan bilginin kime ait olduğu ve ekiple nasıl paylaşıldığı
Hangi bilgiler aktarılıyor?	Aktarılan bilginin dava kaydıyla ne kadar bağ kurduğunu belirler	Dosya bilgileri, taraflar, evraklar, safahat, tahsilat ve reddiyat gibi başlıklardan hangilerinin kapsandığı

Demoda nasıl test edilir: Sağlayıcıdan bir aktarımı baştan sona göstermesini isteyin: UYAP'a girişin nasıl yapıldığı, e-imzanın hangi cihazda kaldığı, aktarımın nasıl başlatıldığı ve aktarılan bilginin dava kaydında nasıl göründüğü. Bu akış birkaç dakikada gösterilebilir.

Kurumsal web servis kullanacak kurumlar için ek sorular

Entegrasyonu kim kuracak, test ortamı sürecini kim yürütecek?
UYAP'tan gelen dava ve icra dosyaları yazılımda nasıl bir yapıya oturacak?
Aktarılan bilgiye kurum içinde kimler, hangi yetkiyle erişecek?

Sık yapılan dört hata

"UYAP entegrasyonu" ifadesini tek başına yeterli saymak. Çalışma biçimi sorulmadan iki yazılım karşılaştırılamaz.
E-imzanın nerede kaldığını sormamak. Güvenlik açısından ilk sorulması gereken sorudur.
Büro içi paylaşımı sonraya bırakmak. Aktarılan bilginin kimde kalacağı ve kiminle paylaşılacağı baştan kararlaştırılmalıdır.
Kurumsal web servisi her kurum için bir seçenek saymak. Servis, UYAP'ın belirlediği dosya sayısı eşiğinin üzerindeki kuruluşlara açıktır.

Attornaid'in yaklaşımı

Attornaid'de avukatlar ve hukuk büroları için Attornaid UYAP Aktarım uygulaması bulunur. Avukat UYAP'a her zaman olduğu gibi kendi e-imzasıyla, kendi bilgisayarında girer ve seçtiği dosyaların bilgilerini tek tıkla Attornaid'deki ilgili dava kaydına aktarır. E-imzanız ve UYAP giriş bilgileriniz bilgisayarınızda kalır; Attornaid'e yalnızca aktarmayı seçtiğiniz dosya bilgileri ulaşır.

UYAP'ın kurumsal web servisinden yararlanan kurumlar için ise UYAP Kurumsal Entegrasyon hizmeti sunulur. Ayrıntılar için UYAP Aktarım ve Kurumsal Entegrasyon sayfasını inceleyebilirsiniz. Aktarılan dosyaların Attornaid'de nasıl yönetildiğini dosya ve proje yönetimi sayfasında inceleyebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

UYAP entegrasyonu ne demektir?

Genel kullanımda, bir hukuk yazılımının UYAP'taki dosya bilgileriyle çalışabilmesi anlamına gelir. Bu, avukatın kendi e-imzasıyla Avukat Portal'daki dosyalarından yaptığı aktarımlar olabileceği gibi, yüksek dosya hacmine sahip kurumların kullandığı UYAP kurumsal web servisi de olabilir. İkisi farklı kullanıcılar ve farklı koşullar için tasarlanmıştır.

Kurum Portal ile kurumsal web servis arasındaki fark nedir?

Kurum Portal, kurumların taraf olduğu dosyaları UYAP'ın arayüzü üzerinden takip ettiği portaldır. Kurumsal web servis ise dosya sayısı belirli bir eşiğin üzerindeki kurumların, Kurum Portal'daki sınırlı kullanıcı sayısından etkilenmeden dava ve icra dosyalarına ait bilgileri kendi sistemlerine almasını ve bu bilgiler üzerinden raporlama yapmasını sağlar.

UYAP kurumsal web servisini kimler kullanabilir?

UYAP Kurum Portal'da yayımlanan koşullara göre dosya sayısı kamu kurumlarında 2.000'in, özel kurum ve şirketlerde 4.000'in üzerinde olan kuruluşlar kullanabilir. Servis özel bir VPN hattı üzerinden verilir ve kurumlar önce test ortamında geliştirme yapar. Koşullar değişebileceği için güncel bilgi UYAP Kurum Portal'dan kontrol edilmelidir.

E-imza ve UYAP giriş bilgileri konusunda yazılım sağlayıcısına ne sorulmalı?

E-imza kişiye özeldir ve avukatın kontrolünde kalmalıdır. Sağlayıcıya e-imzanın ve UYAP giriş bilgilerinin nerede tutulduğunu, bu bilgilerin sağlayıcının sistemlerine gönderilip gönderilmediğini yazılı olarak sorun ve cevabın demoda gösterilmesini isteyin.

Aktarımı kimin başlattığı neden önemli?

Hangi bilginin ne zaman ve kimin talebiyle sisteme girdiğini bilmek, büro içinde dosya bilgisinin kaynağını açıklayabilmenizi sağlar. Ayrıca avukatın, kendi e-imzasıyla açtığı oturumda nelerin yapıldığından haberdar olmasını kolaylaştırır.

UYAP'tan aktarılan bilgileri büroda herkes görebilir mi?

Bu, yazılımın paylaşım modeline bağlıdır. Avukat Portal'da her avukat kendi vekili olduğu dosyalarla çalışır; aktarılan bilginin büro içinde kimlere açılacağı ise ayrı bir karardır. Yazılımın bu kararı kime bıraktığını ve paylaşımın nasıl yapıldığını sorun.