Şirket Hukuk Biriminde Dava ve Dosya Takibi: Büro Yazılımından Farkı

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Şirket hukuk biriminde dava takibi, bir büronun dosya takibinden üç noktada ayrılır: davaların önemli kısmını dış bürolar yürütür, işin bir bölümü iç birimlerden gelen taleplerdir ve yönetim her davanın şirkete olası maliyetini görmek ister. Bu yüzden kurumsal bir dava takip sistemi yalnızca duruşma tarihini değil, davayı kimin yürüttüğünü, dış büroya ne ödendiğini ve davanın risk seviyesini de tutmalıdır.

Büro yazılımları büyük ölçüde davayı yürüten avukatın ihtiyacına göre tasarlanır: duruşma, süre, belge ve faturalama. Hukuk biriminin ihtiyacı ise davayı yürütmekten çok yönetmektir. Aşağıda farkın nerede ortaya çıktığını ve kurumsal bir sistemde hangi alanların bulunması gerektiğini bulacaksınız.

Büro ile hukuk biriminin farkı

Alan	Hukuk bürosu	Şirket hukuk birimi
Davayı kim yürütür	Büronun avukatları	Çoğu zaman dış büro; birim yönetir
İşin kaynağı	Müvekkil	Şirketin iç birimleri (İK, satış, satın alma)
Para akışı	Müvekkilden ücret alınır	Dış büroya ücret ödenir
Yönetimin sorusu	Dosya ve tahsilat ne durumda?	Şirketin toplam riski ne, ne kadar harcandı?
Raporun alıcısı	Büro ortakları	Yönetim, finans ve iç denetim
Gizlilik	Müvekkil bazında	Konu ve birim bazında (ör. iş hukuku dosyaları)

Dış büro dosyalarının izlenmesi

Dış büroya verilen dava birimin takibinden çıkmaz; yalnızca yürütücüsü değişir. Bu dosyalarda birimin kendi kaydında tutması gerekenler:

Dosyayı yürüten büro ve sorumlu avukat
Görevlendirme tarihi ve kapsamı
Kararlaştırılan ücret yapısı ve ödenen tutarlar
Dış büronun son bilgilendirme tarihi ve beklenen bir sonraki adım
Önemli belgelerin (dilekçe, bilirkişi raporu, karar) birimdeki kopyası

Dış büronun raporu birimin kaydının yerine geçmez. Dış büro değiştiğinde ya da birimden bir kişi ayrıldığında, dosyanın bütün geçmişi birimin kendi sisteminde kalmalıdır.

İç birimlerden gelen talepler

Hukuk biriminin işinin önemli bir kısmı dava değildir: sözleşme incelemesi, görüş talebi, ihtarname, uyum soruları. Bu talepler e-posta ve telefonla geldiğinde ne kadar iş yapıldığı, hangi birimin ne kadar talep getirdiği ve taleplerin ne kadar sürede yanıtlandığı görülemez.

Talepleri dava dosyalarıyla aynı sistemde, talep eden birim, konu ve istenen tarihle kaydetmek iki sonuç verir: iş yükü ölçülebilir hale gelir ve bir talep davaya dönüştüğünde geçmişi kaybolmaz.

Risk ve karşılık bilgisi

Yönetimin dava listesinden beklediği asıl bilgi, her davanın şirkete olası maliyetidir. Bunun için her dosyada en az üç alan bulunmalıdır:

Talep edilen veya karşı tarafa yöneltilen tutar
Birimin kaybetme olasılığı değerlendirmesi (düşük, orta, yüksek gibi basit bir ölçek)
Finans biriminin ayırdığı karşılık tutarı ve son güncelleme tarihi

Değerlendirmenin kesinliğinden çok düzenli güncellenmesi önemlidir. Her çeyrek kapanışından önce açık dosyaların risk ve karşılık alanları gözden geçirilir. Finans birimiyle aynı listeden çalışmak, yıl sonunda iki farklı rakamın tartışılmasını önler.

Yönetime hangi rapor gider

Rapor	İçerik	Sıklık
Açık dava özeti	Konuya ve birime göre açık dava sayısı, yeni açılan ve kapanan dosyalar	Aylık
Risk raporu	Yüksek riskli dosyalar, toplam talep ve karşılık	Çeyreklik
Dış büro harcaması	Büro ve dosya bazında ödenen ücret, bütçeye göre durum	Çeyreklik
İç talep raporu	Birime göre talep sayısı ve ortalama yanıt süresi	Aylık

Raporlar elle hazırlandığında her dönem farklı rakam çıkar. Alanlar dosya açılırken doldurulduğunda raporlar sistemden her dönem aynı yöntemle alınır.

Attornaid'de dava ve dosya kayıtları, görevler, belgeler ve raporlar aynı yerde tutulur; yetkilendirme ve denetim kayıtları birim içi gizliliği destekler. Ayrıntılar için dava ve dosya yönetimi ve raporlar ve paneller sayfalarına bakabilirsiniz.

Kontrol listesi

Dış büroya verilen her dosyada yürüten büro, ücret ve son bilgilendirme tarihi kayıtlı mı?
İç birimlerden gelen talepler dava dosyalarıyla aynı yerde mi kaydediliyor?
Her açık davada talep tutarı, risk değerlendirmesi ve karşılık alanı var mı?
Risk ve karşılık alanları her çeyrek gözden geçiriliyor mu?
Yönetim raporları elle değil sistemden mi alınıyor?
Birimden biri ayrıldığında dosya geçmişi birimde kalıyor mu?

Sıkça sorulan sorular

Kurumsal dava takip programı nedir?

Şirket hukuk biriminin davalarını ve hukuki işlerini izlediği sistemdir. Büro yazılımından farkı; dış bürolara verilen dosyaları, iç birimlerden gelen talepleri, dava başına risk ve karşılığı, dış büroya yapılan ödemeleri de izlemesidir.

Hukuk birimi büro yazılımı kullanabilir mi?

Kullanabilir; ancak yazılımın dış büro yönetimini, iç talep kaydını, risk ve karşılık alanlarını ve birim bazında yetkilendirmeyi desteklemesi gerekir. Yalnızca duruşma ve süre takibi sunan bir ürün birimin yönetim ihtiyacını karşılamaz.

Dış büroya verilen davalar nasıl izlenmeli?

Dosya birimin kendi sisteminde açık kalır. Yürüten büro, sorumlu avukat, ücret yapısı, ödenen tutarlar, son bilgilendirme tarihi ve önemli belgelerin kopyası kaydedilir. Dış büronun raporu birimin kaydının yerine geçmez.

Dava riski nasıl kaydedilir?

Her dosyada talep tutarı, birimin kaybetme olasılığı değerlendirmesi (basit bir ölçekle) ve finansın ayırdığı karşılık tutulur. Değerlendirmenin kesinliğinden çok her çeyrek güncellenmesi ve finansla aynı listeden çalışılması önemlidir.

İç birimlerden gelen talepler neden kaydedilmeli?

Kaydedilmeyen talepler ölçülemez: hangi birimin ne kadar iş getirdiği ve taleplerin ne kadar sürede yanıtlandığı görülemez. Ayrıca bir talep davaya dönüştüğünde geçmişi kaybolmaz.

Yönetime hangi raporlar sunulmalı?

Aylık açık dava özeti ve iç talep raporu; çeyreklik risk raporu ve dış büro harcaması. Raporların her dönem aynı yöntemle sistemden alınması farklı rakamların tartışılmasını önler.