Avukatlar İçin Zaman Yönetiminde Yapay Zeka: Zaman Nereye Gidiyor?

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Copy Link

Bir avukatın haftasında zamanın önemli bir bölümü hukuki muhakemeye değil, onu çevreleyen işlere gider: dosyada ve yazışmalarda arama, uzun belgeleri okuma, yazışma, biçim düzeltme ve idari işler. Yapay zeka bu işlerin bir kısmında gerçekten zaman kazandırır: uzun belgeleri okuma ve özetleme, yazışma taslağı, belge içinde arama ve ilk taslak. Bu kazanç, çıktıyı doğrulamak için harcanan süre düşüldükten sonra hesaplanır. Kazanılan zaman takvimde korunmazsa yeni toplantı ve e-postayla dolar; bu nedenle aynı işlerin süresi kullanımdan önce ve sonra ölçülmelidir.

Zaman yönetimi konuşmaları çoğunlukla disiplin, öncelik listeleri ve daha uzun çalışma üzerine kurulur. Oysa sorunun büyük kısmı görünürlüktür: avukat zamanının nereye gittiğini tahmin eder ama ölçmez. Yapay zeka da aynı tahminle devreye alındığında kazandırdığı zaman belirsiz kalır; araç hızlı hissettirir, ama haftanın sonunda muhakemeye ayrılan süre değişmemiş olabilir. Bu yazı önce zamanın nereye gittiğini, ardından yapay zekanın hangi işlerde net kazanç sağladığını, doğrulamanın maliyetini ve kazanılan zamanın nasıl korunup ölçüleceğini ele alır.

Zaman nereye gidiyor

Hukuki muhakeme, yani olguları değerlendirmek, strateji kurmak ve argüman geliştirmek, avukatlık işinin özüdür ve devredilemez. Ancak bir haftanın içinde bu işi çevreleyen ve çoğu zaman ondan daha fazla yer kaplayan beş tür iş vardır:

• Arama: dosyada, e-posta kutusunda, UYAP'tan indirilen evrakta veya ortak klasörde bir belgeyi, bir tarihi ya da bir cümleyi bulmak.
• Okuma: bilirkişi raporunu, karşı taraf dilekçesini, uzun bir sözleşmeyi veya aylara yayılmış bir yazışma zincirini baştan sona okumak.
• Yazışma: müvekkile durum bildirimi, karşı tarafla yazışma, büro içi e-postalar ve mesajlar.
• Biçim: metni büro şablonuna uydurmak, numaralandırmayı, ek listesini ve atıf biçimini düzeltmek.
• İdari iş: takvimi düzenlemek, masrafları kaydetmek, belgeleri adlandırmak ve dosyalamak.

Bu işlerin her birinin haftada ne kadar yer kapladığı büroya, çalışma alanına ve avukata göre değişir. Genel bir oran aramak yerine bir haftalık basit bir ölçüm yapılabilir. Avukat her gün sonunda o gün yaptığı işleri yukarıdaki beş başlık ve hukuki muhakeme olmak üzere altı başlık altında, yarım saatlik dilimlerle kabaca not eder. Hafta sonunda hangi başlığın beklenenden büyük olduğu görülür; yapay zekanın nerede işe yarayabileceği de bu tablodan anlaşılır.

Ölçüm hassas olmak zorunda değil: Yarım saatlik dilimlerle tutulan kaba bir not, hiç tutulmayan kesin bir kayıttan daha fazla bilgi verir. Önemli olan, bir hafta boyunca her gün aynı başlıklarla not almaktır.

Yapay zekanın gerçekten zaman kazandırdığı işler

Yapay zekanın zaman kazandırdığı işlerin ortak bir özelliği vardır: çıktıyı kontrol etmek, işi sıfırdan yapmaktan belirgin biçimde kısa sürer. Avukat bu işlerde çıktıyı okur, düzeltir ve onaylar; işi baştan kurmaz.

• Uzun belge özetleme: bilirkişi raporu, uzun sözleşme veya kalabalık bir yazışma dosyası. Özet belgenin yerine geçmez; hangi bölümlerin dikkatle okunması gerektiğini gösterir ve okumanın sırasını belirler.
• Yazışma taslağı: müvekkile durum bildirimi, evrak talebi veya randevu gibi tekrar eden yazışmaların ilk hali. Ton ve içerik avukat tarafından son haline getirilir.
• Belge içinde arama: uzun bir belgede belirli bir konunun, tarihin veya tarafın geçtiği yerleri bulmak. Sonuç, belgedeki yeri gösterildiği sürece hızla kontrol edilebilir.
• İlk taslak: bir sözleşme maddesi, iç not veya müvekkile görüş yazısı için kaba bir iskelet. Hukuki değerlendirme avukata aittir; taslak yalnızca boş sayfadan başlama süresini kısaltır.
• Toplantı notu: müvekkil görüşmesinin veya ekip toplantısının notlarından kısa bir özet ve kimin neyi ne zamana kadar yapacağını gösteren bir iş listesi.

Bu işlerin çoğu müvekkil bilgisi içerir. Hangi aracın kullanılabileceği, verinin anonimleştirilip anonimleştirilmeyeceği ve çıktının nerede saklanacağı, KVKK ve meslek kuralları çerçevesinde büronun yapay zeka kullanım politikasında belirlenir. Zaman kazancı bu sınırların içinde hesaplanır; sınırların dışında elde edilen kazanç, büronun taşıyamayacağı bir risktir.

Zaman kazandırmayan veya kaybettiren işler

Her iş yapay zekaya uygun değildir. Bazı işlerde kazanç sıfıra iner, bazılarında kayba döner:

• Doğrulaması uzun süren çıktı: içtihat veya mevzuat atfı içeren bir araştırma çıktısında her atfın kaynağından tek tek kontrol edilmesi gerekir. Var olmayan bir karar veya yanlış aktarılmış bir hüküm ancak bu kontrolle yakalanır ve kontrol süresi araştırmayı baştan yapmaya yaklaşabilir.
• Kısa ve rutin iş: iki satırlık bir e-posta veya basit bir takvim kaydı için aracı açmak, komutu yazmak ve çıktıyı düzeltmek, işi doğrudan yapmaktan uzun sürer.
• Bağlam isteyen iş: dosyanın geçmişini, müvekkilin tercihlerini veya karşı tarafla ilişkiyi bilmeyi gerektiren bir yazışmada, bağlamı araca anlatmak taslağı doğrudan yazmaktan uzun sürebilir.

Çıktının birkaç saniyede gelmesi, işin kısa sürdüğü anlamına gelmez. Süre, çıktının dosyaya girecek hale geldiği ana kadar ölçülür. Hızlı gelen ama uzun düzeltme isteyen bir çıktı, yavaş ama doğrudan kullanılabilen bir çalışmadan daha pahalıdır.

Doğrulama süresi gerçek bir maliyettir

Avukat dosyaya giren her metinden sorumludur; yapay zekanın ürettiği metin de bu kuralın dışında değildir. Bu nedenle doğrulama, kullanımın isteğe bağlı bir eki değil, maliyetin bir parçasıdır. Doğrulama atlandığında zaman kazanılmış gibi görünür, ama risk ileriye taşınır: hata, düzeltilmesinin daha zor olduğu bir aşamada ortaya çıkar.

Net kazanç basit bir hesapla bulunur: işin yapay zeka olmadan süresinden; komutu hazırlama, çıktıyı okuma, doğrulama ve düzeltme sürelerinin toplamı çıkarılır. Sonuç açıkça olumluysa iş yapay zekaya uygundur; sıfıra yakın veya olumsuzsa iş eski yöntemle yapılır. Aşağıdaki tablo, sık karşılaşılan işleri bu açıdan karşılaştırır.

Doğrulama süresi ayrıca kaydedilmeli: Ölçümde yalnızca çıktının üretilmesi değil, kontrol ve düzeltme süresi de not edilir. Aksi halde en çok kontrol gerektiren işler en verimli işler gibi görünür.

Çıktının hangi sırayla kontrol edileceği için Yapay Zeka Çıktısını Dosyaya Eklemeden Önce Kontrol Listesi yazısındaki adımlar kullanılabilir.

Kazanılan zaman nasıl korunur

Kazanılan zaman kendiliğinden hukuki muhakemeye gitmez. Boşalan yarım saat, öne çekilen bir toplantıyla, yeni bir e-posta zinciriyle veya başka bir acil taleple dolar. Sonuçta avukat daha çok iş bitirir, ama en çok düşünme isteyen dosyaya yine yeterli zamanı ayıramaz. Kazancı korumak için zamanın nereye gideceği önceden belirlenir:

• Takvimde korunan bloklar: haftanın belirli günlerinde, toplantı kabul edilmeyen ve e-postanın kapalı tutulduğu muhakeme blokları ayrılır.
• Blokun konusu önceden yazılır: hangi dosya, hangi iş. Konusu yazılmayan blok ilk gelen işe kolayca verilir.
• Ekip blokları bilir: sekreterya ve diğer avukatlar toplantıları ve acil olmayan talepleri blok dışına yönlendirir.
• Kazanç yeni yüke çevrilmez: zaman kazanan avukata otomatik olarak daha fazla dosya verilirse kazanç iş yüküne, iş yükü de zamanla tükenmişliğe dönüşür.

Duruşmalar ve kesin süreli işler blokların önüne geçer; bloklar mutlak değildir. Ama varsayılan olarak korunurlar ve kaydırıldıklarında bunun nedeni bilinir. Haftanın sonunda kaç bloğun gerçekten kullanıldığına bakmak, kazancın korunup korunmadığını gösteren en basit işarettir.

Ölçüm: bir ay önce, bir ay sonra

Yapay zekanın zaman kazandırıp kazandırmadığı izlenimle değil ölçümle anlaşılır. En basit yöntem, aynı işlerin süresini kullanıma başlamadan önceki bir ay ve sonraki bir ay boyunca kaydetmektir.

• Ölçülecek işler önceden seçilir; örneğin uzun belge okuma, müvekkil yazışması ve ilk taslak.
• Her işin süresi kaydedilir; yapay zeka kullanılan işlerde doğrulama ve düzeltme süresi ayrıca not edilir.
• Karşılaştırma toplam saat üzerinden değil, aynı türden bir işin süresi üzerinden yapılır.
• Aynı dönemde korunan blokların ne kadarının gerçekten muhakemeye ayrıldığı da izlenir.

Zaman kaydı tutan bürolarda bu ölçüm mevcut kayıtlardan çıkarılabilir. Tutmayan bürolarda bir aylık kayıt, kalıcı bir alışkanlığın başlangıcı olabilir; kaydın nasıl tutulacağı için Hukuk Bürosunda Zaman Kaydı Neden Tutulmaz, Nasıl Tutulur? yazısına bakılabilir.

Ölçümün sonunda her iş için üç karardan biri verilir: net etkisi olumlu olan işlerde kullanım sürer, sıfıra yakın olanlarda yöntem değiştirilir veya iş eski yöntemle yapılır, olumsuz olanlarda kullanım bırakılır. Olumlu çıkan işlerde son soru, kazanılan sürenin nereye gittiğidir. Korunan bloklarda muhakemeye gitmiyorsa kazanç kâğıt üzerinde kalmıştır.

Kontrol listesi

• Bir haftalık zaman notu tutuldu ve hangi işin beklenenden büyük olduğu görüldü mü?
• Yapay zekanın kullanılacağı işler tek tek seçildi mi?
• Her iş için doğrulama ihtiyacı belirlendi mi?
• Doğrulama ve düzeltme süresi ölçüme dahil ediliyor mu?
• Kısa ve rutin işler doğrudan mı yapılıyor?
• Müvekkil bilgisi içeren işlerde büronun kullanım politikasına uyuluyor mu?
• Takvimde toplantı kabul edilmeyen, konusu yazılmış korunan bloklar var mı?
• Aynı işlerin süresi kullanımdan bir ay önce ve bir ay sonra karşılaştırıldı mı?

Sıkça sorulan sorular

Avukatın zamanı en çok nereye gider?

Hukuki muhakemenin dışında kalan işlere: dosyada ve yazışmalarda arama, uzun belgeleri okuma, yazışma, biçim düzeltme ve idari işler. Bu işlerin payı büroya ve avukata göre değişir. Tahmin etmek yerine bir haftalık basit bir notla görülebilir.

Yapay zeka avukata hangi işlerde zaman kazandırır?

Çıktıyı kontrol etmenin işi sıfırdan yapmaktan kısa sürdüğü işlerde: uzun belgeleri özetleme, tekrar eden yazışmaların taslağı, belge içinde arama, ilk taslak ve toplantı notlarından iş listesi çıkarma. Bu işlerde avukat çıktıyı okur, düzeltir ve onaylar, ama işi baştan kurmaz.

Yapay zeka hangi işlerde zaman kaybettirir?

Doğrulaması uzun süren işlerde ve kısa, rutin işlerde. Atıf içeren bir araştırma çıktısında her atfın kaynağından kontrolü, araştırmayı baştan yapmaya yaklaşabilir. İki satırlık bir e-posta için aracı açmak, komut yazmak ve çıktıyı düzeltmek ise işi doğrudan yapmaktan uzun sürer.

Yapay zekanın net zaman kazancı nasıl hesaplanır?

İşin yapay zeka olmadan süresinden; komutu hazırlama, çıktıyı okuma, doğrulama ve düzeltme sürelerinin toplamı çıkarılır. Doğrulama süresi hesaba katılmadığında kazanç olduğundan büyük görünür. Net etkisi olumsuz çıkan işlerde kullanım bırakılır.

Kazanılan zaman neden kendiliğinden hukuki muhakemeye gitmez?

Boşalan zaman korunmadığında yeni toplantılar, e-postalar ve acil taleplerle dolar. Kazancın muhakemeye gitmesi için takvimde toplantı kabul edilmeyen, e-postanın kapalı tutulduğu ve hangi işe ayrıldığı önceden yazılmış bloklar gerekir.

Yapay zekanın zaman kazandırıp kazandırmadığı nasıl ölçülür?

Seçilen birkaç işin süresi, kullanıma başlamadan önceki bir ay ve sonraki bir ay boyunca kaydedilir. Yapay zeka kullanılan işlerde doğrulama ve düzeltme süresi ayrıca not edilir. Karşılaştırma toplam saat yerine aynı türden işin süresi üzerinden yapılır.