Avukatlarda İdari Yük: Yapay Zeka Hangi İşleri Üstlenebilir?

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Avukatın gününü dolduran idari işlerin önemli bir kısmı yapay zekaya bırakılabilir: belge adlandırma ve dosyalama, gelen evraktan tarih ve taraf bilgisi çıkarıp takvim ve süre kayıtlarını hazırlama, standart yazışma taslakları, form ve veri girişi. Bu işlerin ortak yanı, kuralının belli ve sonucunun hızlıca kontrol edilebilir olmasıdır. Kesin süre hesabı, takvime yapılan son kayıt ve müvekkile giden son metin ise insan onayında kalır. Otomasyondan önce sürecin yazılması gerekir; düzensiz bir süreci otomatikleştirmek hatayı yalnızca hızlandırır.

İdari yük çoğu zaman tek bir büyük işten değil, gün boyunca araya giren küçük işlerden oluşur. Bir evrakın adını düzeltmek, bir tarihi takvime işlemek, müvekkile kısa bir durum bilgisi yazmak birkaç dakika sürer; ancak her biri hukuki çalışmayı böler. Yapay zeka bu parçalanmayı azaltabilir. Bunun için hangi işi üstlendiği ve kontrolün hangi noktada insana döndüğü baştan belli olmalıdır.

İdari yük nereden geliyor

Avukatın masasına gelen idari işler beş kaynaktan beslenir. Hangi kaynağın büroda daha ağır bastığı, yapay zekanın nerede işe yarayacağını da belirler.

Belge: gelen ve giden evrakın adlandırılması, ilgili dosyaya kaldırılması, sürümlerin birbirinden ayrılması. UYAP'tan indirilen evrak, e-posta ekleri ve taranan kâğıtlar her biri farklı adla gelir.
Takvim: duruşma, keşif, toplantı ve süre kayıtları; tarihlerin evraktan okunup takvime işlenmesi ve hatırlatmaların kurulması.
Yazışma: müvekkile durum bilgisi, eksik belge talebi, randevu teyidi ve karşı tarafa giden standart bildirimler.
Veri girişi: yeni dosya açılışında taraf bilgileri, büro içi formlar ve aynı bilginin birden fazla tabloya yazılması.
Faturalama: zaman ve masraf kayıtları, ücret takibi, makbuz ve fatura hazırlığı.

Bu işlerin avukatta toplanmasının iki temel sebebi vardır. Birincisi delegasyon eksikliğidir: bir işi devretmek için önce anlatmak gerekir ve anlatmak, kısa vadede işi yapmaktan uzun sürer gibi görünür. İkincisi tek kayıt yokluğudur. Bilgi e-postada, telefon notlarında, masaüstü klasörlerinde ve kişisel ajandalarda dağınık durduğunda doğru bilgiye ulaşabilen tek kişi dosyanın avukatı olur ve iş her seferinde ona geri döner.

Asıl maliyet dikkatin bölünmesidir: İdari işlerin her biri kısa sürer. Sorun, hukuki çalışmanın ortasına girmeleri ve her dönüşte dosyaya yeniden odaklanmanın ayrıca zaman almasıdır.

Yapay zekanın üstlenebileceği işler

Yapay zekanın idari işlerde iyi olduğu alan metni okumak, yapılandırmak ve ilk hâli üretmektir. Aşağıdaki işlerin ortak yanı, çıktının bir kişi tarafından kısa sürede kontrol edilebilmesidir.

Belge sınıflandırma ve adlandırma önerisi: gelen evrakın türünü tanır (dilekçe, bilirkişi raporu, tebligat, sözleşme) ve büronun adlandırma kuralına göre bir ad ve klasör önerir. Öneriyi onaylamak, adı elle yazmaktan hızlıdır.
Gelen evraktan tarih ve taraf çıkarma: tebliğ tarihi, duruşma günü, taraf adları ve dosya numarası gibi bilgileri evraktan alıp tek satırlık bir özete dönüştürür. UYAP evrakında bu bilgiler genellikle belli yerlerde durduğu için çıkarım daha tutarlıdır.
Standart yazışma taslağı: müvekkile durum bilgisi, eksik belge talebi ve randevu teyidi gibi sık tekrarlanan yazışmaların ilk taslağını dosya bilgisinden hazırlar.
Form doldurma ve veri girişi: yeni dosya açılış formuna, taraf kartına veya büro içi tablolara bilgiyi taşır; aynı bilginin birkaç kez yazılmasını önler.
Toplantı notundan görev listesi: müvekkil görüşmesi veya büro toplantısı notundan kimin, neyi, ne zamana kadar yapacağını gösteren bir liste çıkarır.

Aşağıdaki tablo, sık görülen idari işlerde yapay zekanın rolünü ve insan onayının nerede gerektiğini birlikte gösterir.

İdari iş	Yapay zeka	İnsan onayı gerekli mi	Not
Belge adlandırma ve dosyalama	Ad ve klasör önerir	Hayır, düzenli örnek kontrolü yeterli	Adlandırma kuralını büro yazar
Evraktan tarih ve taraf çıkarma	Bilgiyi çıkarır, özet satırı hazırlar	Evet	Çıkarılan tarih evrakın kendisiyle karşılaştırılır
Kesin süre hesabı ve takvime son kayıt	Tarihi bulur, hatırlatma önerir	Evet, her kayıtta	Hesap ve kayıt avukatın sorumluluğundadır
Standart yazışma	İlk taslağı hazırlar	Evet, gönderimden önce	Müvekkile giden son metni avukat okur
Form ve veri girişi	Alanları doldurur	Kritik alanlarda evet	Kimlik ve iletişim bilgisi ayrıca kontrol edilir
Toplantı notundan görev listesi	Görevleri ve sorumluları ayırır	Evet, kısa gözden geçirme	Tarih ve sorumlu teyit edilir
Faturalama kaydı	Zaman ve masraf kayıtlarını özetler	Evet	Tutar ve müvekkil eşleşmesi kontrol edilir

Yapay zekaya bırakılmaması gerekenler

Yapay zeka bir tarihi evrakta bulabilir; ancak o tarihin hukuki sonucunu değerlendirmez ve yanlış okuduğunda bunu kendiliğinden fark etmez. Hata yaptığında bedeli ağır olan iki iş bu nedenle insan onayında kalır.

Kesin süre hesabı ve takvime son kayıt: yapay zekanın çıkardığı tebliğ tarihi ve önerdiği hatırlatma bir taslaktır. Sürenin hesabını avukat yapar veya onaylar; takvimdeki kayıtta onaylayan kişinin adı görünür.
Müvekkile giden son metin: taslak ne kadar standart olursa olsun, müvekkile giden metin dosyanın durumu hakkında bir beyan içerir. Gönderilmeden önce bir avukat tarafından okunur.

Bunlara veri meselesi de eklenir. Müvekkil bilgisi içeren evrakın hangi araçla ve hangi koşulla işlenebileceği, KVKK ve meslek kuralları gözetilerek büronun yapay zeka kullanım politikasında yazılı olmalıdır. Bu kural yoksa idari işlerde yapay zeka kullanımı kişiden kişiye değişir.

Taslak ile kayıt ayrımı: Yapay zekanın ürettiği her şey taslaktır. Takvime, dosyaya veya müvekkile ulaşan son hâl, bir kişinin onayından geçmiş hâldir.

Önce süreç, sonra otomasyon

Kötü bir süreci otomatikleştirmek hatayı ortadan kaldırmaz, hızlandırır. Adlandırma kuralı olmayan bir büroda yapay zekanın önerdiği adlar da tutarsız olur. Takvime kimin kayıt yaptığı belli değilse otomatik hatırlatmalar da sahipsiz kalır ve herkes bir başkasının baktığını varsayar.

Bu yüzden otomasyondan önce her iş için üç şey yazılır:

Başlangıç ve bitiş: iş hangi kanaldan geliyor, kimde başlıyor, nereye kaldırıldığında bitmiş sayılıyor.
Esas alınan tek kayıt: tarih, taraf ve dosya bilgisi hangi yerde tutuluyor; çelişki olduğunda hangisi geçerli.
Onay noktası: hangi adımda kimin kontrolü gerekiyor ve bu kontrol nereye not ediliyor.

Bu çalışma, büronun genel operasyon düzeninin bir parçasıdır. Hukuki iş dışındaki süreçlere bir sahip atanması ve nereden başlanacağı, hukuk bürosunda operasyon yönetimi yazısında ayrıca ele alınıyor. Süreç yazıldıktan sonra yapay zekanın hangi adıma yerleşeceği genellikle kendiliğinden görünür.

Delegasyon ve otomasyon: hangi iş kime

Delegasyon ile otomasyon birbirinin alternatifi değildir. Asistana devredilen iş ile araca verilen iş farklı özellikler taşır ve avukatın payı ikisinde de onay gerektiren adıma iner.

Asistana: istisnası çok olan, iletişim ve küçük kararlar gerektiren işler. Müvekkilden eksik belgenin takibi, mahkeme kalemiyle iletişim, duruşma ve toplantı lojistiği.
Araca: kuralı belli, tekrarlı ve çıktısı kontrol edilebilir işler. Adlandırma önerisi, evraktan bilgi çıkarma, standart taslak, form doldurma.
Avukata: onay ve muhakeme gerektiren noktalar. Kesin süre, müvekkile yapılan beyan, dosyanın stratejisi.

Pratikte çoğu iş bu üçünün birleşimidir. Gelen bir evrakı araç adlandırır ve tarihini çıkarır, asistan kaydı evrakla karşılaştırıp takvim taslağını hazırlar, avukat süreyi onaylar. Asistanı olmayan bir avukatta kontrol adımı da avukata kalır; bu durumda yapay zekanın katkısı, kontrolün boş bir sayfadan değil hazır bir taslaktan başlamasıdır.

Dört haftalık başlangıç planı

Başlangıç için büyük bir proje gerekmez. Aşağıdaki sıra, araç seçiminden önce ihtiyacı netleştirir ve denemeyi küçük tutar.

Bir hafta ölçüm: avukatlar ve asistanlar bir hafta boyunca idari işlere giden zamanı iş türüne göre not eder. Kesinlik değil, yaklaşık bir dağılım aranır.
İki iş seçimi: en çok zaman alan iki iş seçilir. Seçilen işlerin kuralı belli ve çıktısı kontrol edilebilir olmalıdır.
Süreci yazma: seçilen iki iş için başlangıç, esas alınan kayıt ve onay noktası yazılır.
Dört haftalık deneme: yapay zeka yalnızca bu iki işte kullanılır. Her hafta kazanılan zaman ve düzeltilmesi gereken çıktılar not edilir.

Deneme sonunda üç noktaya bakılır: zaman gerçekten azalmış mı, düzeltme ihtiyacı kabul edilebilir düzeyde mi, onay noktaları atlanmadan işlemiş mi. Üçü de olumluysa sıradaki iş eklenir. Değilse önce süreç yeniden ele alınır; aracı değiştirmek çoğu zaman sorunu çözmez.

Kontrol listesi

İdari işlere giden zaman bir hafta boyunca iş türüne göre ölçüldü mü?
Belge adlandırma kuralı yazılı mı?
Tarih, taraf ve dosya bilgisi için tek bir kayıt esas alınıyor mu?
Kesin süre hesabı ve takvime son kayıt avukat onayına bağlı mı?
Müvekkile giden her metin gönderilmeden önce bir avukat tarafından okunuyor mu?
Hangi işin asistana, hangisinin araca verileceği belli mi?
Müvekkil verisinin hangi araçla işlenebileceği büro politikasında yazılı mı?
Deneme sonunda kazanılan zaman ve düzeltme ihtiyacı karşılaştırılıyor mu?

Sıkça sorulan sorular

Avukatın idari yükü hangi işlerden oluşur?

Beş ana kaynaktan: belge adlandırma ve dosyalama, takvim ve süre kayıtları, müvekkil ve karşı tarafla standart yazışmalar, form ve veri girişi, faturalama ve masraf kaydı. Bu işler tek tek kısa görünür. Asıl maliyetleri, gün içinde hukuki çalışmayı tekrar tekrar bölmeleridir.

Yapay zeka avukatın hangi idari işlerini üstlenebilir?

Kuralı belli ve sonucu kontrol edilebilir işleri: belge sınıflandırma ve adlandırma önerisi, gelen evraktan tarih ve taraf bilgisi çıkarma, standart yazışma taslağı, form doldurma ve toplantı notundan görev listesi üretme. Bu işlerde yapay zeka ilk hâli hazırlar, bir kişi kontrol eder ve kaydı tamamlar.

Hangi işler yapay zekaya bırakılmamalı?

Kesin süre hesabı, takvime yapılan son kayıt ve müvekkile giden son metin. Yapay zeka evraktaki tarihi bulabilir ve bir hatırlatma önerebilir, ancak sürenin hesabı ve takvime işlenmesi avukat onayıyla yapılır. Müvekkile giden her metin de gönderilmeden önce bir avukat tarafından okunur.

Otomasyondan önce süreç neden düzenlenmeli?

Kötü bir süreci otomatikleştirmek hatayı ortadan kaldırmaz, hızlandırır. Adlandırma kuralı olmayan bir büroda yapay zekanın önerdiği adlar da tutarsız olur. Önce her iş için başlangıç noktası, esas alınan tek kayıt ve onay noktası yazılır.

Bir iş asistana mı devredilmeli, araca mı verilmeli?

İstisnası çok olan, iletişim ve küçük kararlar gerektiren işler asistana devredilir. Kuralı belli, tekrarlı ve çıktısı kontrol edilebilir işler araca verilir. Çoğu işte araç ilk hâli üretir, asistan kontrol eder, avukat yalnızca onay gereken adımda devreye girer.

Hukuk bürosu yapay zekayla idari yükü azaltmaya nereden başlamalı?

Bir hafta boyunca idari işlere giden zaman iş türüne göre not edilir. En çok zaman alan iki iş seçilir, her biri için süreç yazılır ve yapay zeka yalnızca bu iki işte dört hafta denenir. Deneme sonunda kazanılan zaman ve düzeltme ihtiyacı karşılaştırılarak devam kararı verilir.