Web Tabanlı Hukuk Bürosu Yazılımı: Kurulu Programdan Farkı Ne?

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Copy Link

Web tabanlı hukuk bürosu yazılımı tarayıcıdan çalışır; veri büronun bilgisayarında değil sağlayıcının sunucusunda durur. Bu, adliyeden, evden ya da telefondan aynı dosyaya erişmeyi, yedeklemeyi ve güncellemeyi büronun işi olmaktan çıkarır. Karşılığında iki soru büronun sorumluluğunda kalır: verinin hangi ülkede tutulduğu ve sağlayıcıdan ayrılırken verinin nasıl geri alınacağı.

Kurulu program ise büronun kendi bilgisayarına veya sunucusuna yüklenen yazılımdır; veri büroda durur, bakımı da büroya aittir. Hangisinin daha uygun olduğu büronun büyüklüğünden çok, bu bakımı kimin yapacağına ve verinin nerede durmasının istendiğine bağlıdır.

Kurulu program ile web tabanlı yazılım: altı fark

Asıl fark: Kurulu programda teknik işler büroda, web tabanlı yazılımda sağlayıcıda kalır. Avukatın sır saklama yükümlülüğü ise her iki durumda da büroda kalır.

Güvenlik: kimin sorumluluğu

Web tabanlı yazılımda sunucunun korunması, şifreleme, yedekleme ve güvenlik güncellemeleri sağlayıcının işidir. Kurulu programda bunları büro kendisi yapar ve küçük bir büroda bu iş çoğu zaman kimsenin tanımlı görevi değildir. Buna karşılık bazı riskler her iki modelde de büroda kalır:

• Kullanıcı şifreleri ve iki adımlı doğrulama
• Ayrılan çalışanın erişiminin aynı gün kapatılması
• Kimin hangi dosyayı görebileceğinin ayarlanması
• Dizüstü bilgisayar ve telefonların kilitli ve şifreli tutulması

Sağlayıcının güvenliği nasıl yönettiğini anlamanın kısa yolu, bağımsız denetimden geçmiş bir bilgi güvenliği yönetim sistemi olup olmadığını (ör. ISO 27001) ve kimin hangi kayda eriştiğinin kayıt altında tutulup tutulmadığını sormaktır.

KVKK ve verinin yeri

Web tabanlı yazılımda müvekkil verisi sağlayıcının sunucusunda işlenir; sağlayıcı bu durumda veri işleyen konumundadır. 6698 sayılı KVKK m.12, veri güvenliği tedbirlerinde büroyu veriyi kendi adına işleyen sağlayıcıyla birlikte sorumlu tutar; yurt dışına aktarım ise m.9'daki şartlara bağlıdır. Bu nedenle üç bilgi yazılı olarak istenmelidir:

• Verinin hangi ülkede saklandığı ve yurt dışına aktarım varsa dayanağı
• Sağlayıcının kullandığı alt işleyenlerin listesi
• Bir veri ihlalinde büroya kaç saat içinde bildirim yapılacağı

Mobil erişim ve UYAP ile çalışma

Web tabanlı yazılımın en görünür faydası adliyede, yolda veya evde dosyaya ulaşabilmektir: duruşma öncesi dosya notları, son yazışma ya da bir belgenin güncel sürümü telefondan açılabilir. UYAP tarafında durum farklıdır. E-imza bilgisayara bağlı çalıştığı için, UYAP'tan bilgi alan araçlar genellikle bilgisayarda çalışan bir uygulamaya ihtiyaç duyar. Sağlayıcıya bu uygulamanın hangi işletim sistemlerinde çalıştığını, aktarımı kimin başlattığını ve e-imzanın nerede kaldığını sorun.

Attornaid tarayıcıda çalışır ve iOS ile Android uygulamasıyla dışarıdan da kullanılır; UYAP Aktarım ise Windows ve macOS'ta çalışan bir masaüstü uygulamasıdır ve e-imzanız bilgisayarınızda kalır. Ayrıntılar için hukuk yazılımı ve planlar sayfalarına bakabilirsiniz.

Geçişte sağlayıcıya sorulacaklar

• Verimiz hangi ülkede saklanıyor, yedekler nerede tutuluyor?
• Yedek ne sıklıkla alınıyor, silinen bir kayıt ne kadar sürede geri getirilebiliyor?
• Kesinti durumunda yanıt ve çözüm süreleri sözleşmede yazılı mı?
• Mevcut programımızdaki veriyi kim, hangi sürede ve hangi bedelle taşıyacak?
• Ayrılırsak verimizi hangi formatta ve ek ücret ödemeden alabilir miyiz?
• İnternet bağlantısı kesildiğinde hangi işler yapılamaz?

Kontrol listesi

• Verinin saklandığı ülke ve aktarım dayanağı yazılı mı?
• İki adımlı doğrulama tüm kullanıcılarda açık mı?
• Ayrılan çalışanın erişimini kapatma adımı tanımlı mı?
• Yedekleme sıklığı ve geri dönüş süresi sözleşmede mi?
• Dışa aktarım deneme sürecinde test edildi mi?
• UYAP ile çalışan uygulamanın hangi bilgisayarlarda kurulu olacağı belli mi?

Sıkça sorulan sorular

Web tabanlı hukuk bürosu yazılımı nedir?

Tarayıcıdan çalışan ve verisi sağlayıcının sunucusunda tutulan büro yönetim yazılımıdır. Bilgisayara kurulum gerektirmez; dosyalara ofis, ev veya adliyeden aynı kayıt üzerinden erişilir. Yedekleme, güncelleme ve sunucu güvenliği sağlayıcıya aittir.

Web tabanlı yazılım kurulu programdan daha mı az güvenli?

Tek başına değil. Sunucu güvenliği, şifreleme ve yedekleme düzenli yönetildiğinde, bu işleri kendi bilgisayarında yapan küçük bir bürodan daha güvenli olabilir. Belirleyici olan sağlayıcının güvenlik yönetimi ile büronun şifre, iki adımlı doğrulama ve erişim kurallarıdır.

Müvekkil verisinin bulutta tutulması KVKK'ya aykırı mı?

Hayır, ancak şartları vardır. Büro, KVKK m.12 uyarınca güvenlik tedbirlerinden sağlayıcıyla birlikte sorumludur ve yurt dışına aktarım m.9'daki şartlara bağlıdır. Verinin saklandığı ülke, alt işleyenler ve ihlal bildirim süresi yazılı olarak istenmelidir.

İnternet kesildiğinde ne olur?

Web tabanlı yazılımların çoğu bağlantı olmadan kullanılamaz veya sınırlı kullanılır. Bu nedenle kritik tarihlerin telefon takvimine eşitlenmesi ve sağlayıcıya bağlantı yokken hangi işlerin yapılabildiğinin sorulması gerekir.

Kurulu programdan web tabanlı yazılıma geçiş nasıl yapılır?

Önce aktif dosyalar, taraflar ve takvim taşınır; belgeler ikinci adımda, kapanmış dosyalar en son gelir. Taşımayı kimin yapacağı, süresi ve bedeli sözleşmeden önce yazılı olarak netleşmelidir. Kısa bir paralel çalışma dönemi hataları yakalamayı kolaylaştırır.

Web tabanlı yazılım UYAP ile çalışabilir mi?

Çalışabilir, ancak e-imza bilgisayara bağlı olduğu için UYAP'tan bilgi alan bölüm genellikle bilgisayarda çalışan bir uygulama üzerinden yürür. Aktarımı kimin başlattığını, yazılımın UYAP'ta değişiklik yapıp yapmadığını ve e-imzanın nerede kaldığını sorun.