Müvekkil Kabulü ve Çakışma Kontrolü

Gökçen Beyazoğlu LL.B.

Avukat, Chief Product Officer · Attornaid

Kısa cevap: Müvekkil kabulü bir formalite değil, bürodaki en yüksek getirili yarım saattir. Üç şey burada belirlenir: dosyanın alınıp alınmayacağı, alınacaksa hangi şartlarla, ve sonradan tartışmaya dönüşecek konuların baştan yazılması. Çakışma kontrolü de burada yapılır; dosya açıldıktan sonra fark edilen çakışma, dosyayı bırakmayı gerektirebilir.

Çoğu büroda kabul süreci kişiye ve güne göre değişir. Yoğun bir günde alınan dosya, sakin bir günde sorulacak soruların yarısı sorulmadan açılır. Aradaki fark aylar sonra ortaya çıkar: eksik belge, belirsiz ücret, ya da hiç alınmaması gereken bir dosya.

Kabul görüşmesinde alınacak bilgiler

Alan	Neden	Eksikse
Kimlik ve iletişim	Vekâletname ve tebligat	Süreç başlamaz
Uyuşmazlığın özeti ve tarihi	Süre hesabının başlangıcı	Zamanaşımı riski görülmez
Karşı taraf bilgileri	Çakışma kontrolü ve yetki	Çakışma geç fark edilir
Önceki avukat var mı	Devralınan dosyada aşama	Yapılmış işler tekrarlanır
Elindeki belgeler	Delil planlaması	Belge toplama davayı geciktirir
Beklentisi	Gerçekçi olup olmadığı	İlk ara kararda kriz çıkar
Ücret ve masraf mutabakatı	Tahsilatın dayanağı	Sonradan pazarlık konusu olur

En çok atlanan: Beklenti. Müvekkilin ne umduğu sorulmadığında, hukuken normal bir gelişme onun için hayal kırıklığı olur. Bu soru kabul aşamasında sorulursa, gerçekçi olmayan beklenti daha başlamadan düzeltilebilir.

Çakışma kontrolü

Çakışma kontrolü, yeni müvekkilin karşı tarafının mevcut veya eski müvekkillerinizden biri olup olmadığının araştırılmasıdır. Dosya açılmadan önce yapılmalıdır; açıldıktan sonra fark edilen çakışma dosyayı bırakmayı gerektirebilir ve bu hem müvekkil hem büro için maliyetlidir.

Yalnızca isim değil, ilişkili kişiler de taranmalı: şirket ortakları, bağlı şirketler, aile bağlantıları.
Eski dosyalar da kapsamda olmalı. Kapanmış bir dosyanın müvekkiline karşı dava almak da çakışmadır.
Kontrol kayıt altına alınmalı. Yapıldığı gösterilemeyen kontrol, yapılmamış sayılır.
Büro büyüdükçe otomatikleşmeli. Üç avukatlı bir büroda hafıza yeter; on kişilik bir büroda yetmez.

Neden kayıt: Bir çakışma iddiası sonradan gündeme geldiğinde, kontrolün yapıldığını ve sonucunu gösterebilmek belirleyici olur. Tarih, kontrolü yapan kişi ve taranan isimler kaydedilmelidir.

Dosyayı almamak da bir karar

Kabul sürecinin işlevlerinden biri, alınmaması gereken dosyayı ayırmaktır. Aşağıdaki durumlar en azından duraklamayı gerektirir.

Durum	Neden dikkat
Çakışma var	Alınamaz; kontrol bu yüzden baştan yapılır
Beklenti gerçekçi değil	Sonuç ne olursa olsun memnuniyetsizlik doğar
Süre kritik ve belge yok	Devralınan riskin karşılığı yoktur
Önceki iki avukat bırakmış	Sebebi anlaşılmadan alınmamalı
Ücret konusunda mutabakat yok	Tahsilat sorunu baştan bellidir

Kabulden dosya açılışına

Kabul kararı verildikten sonraki adımlar standartlaşırsa, dosya her seferinde aynı eksiksizlikte açılır.

Çakışma kontrolü yapıldı ve kaydedildi.
Yazılı ücret sözleşmesi imzalandı.
Vekâletname alındı.
Dosya numarası verildi, klasör yapısı oluşturuldu.
Bilinen süreler takvime girildi.
Dosyadan sorumlu kişi belirlendi.
Müvekkile iletişim ritmi ve yanıt süresi söylendi.

Kabul sürecini ölçmek

Gösterge	Ne söyler
Kabul edilmeyen dosya oranı	Sıfırsa kabul süreci filtre görevi görmüyordur
Eksik belgeyle açılan dosya oranı	Kabul formunun işleyip işlemediği
İlk üç ayda tahsilat sorunu çıkan dosya	Ücret mutabakatının netliği

Sıkça sorulan sorular

Müvekkil kabul görüşmesinde hangi bilgiler alınmalı?

Kimlik ve iletişim bilgileri, uyuşmazlığın özeti ve tarihi, karşı taraf bilgileri, daha önce avukat tutulup tutulmadığı, elindeki belgelerin listesi, müvekkilin beklentisi ve ücret-masraf mutabakatı. En çok atlanan beklentidir; sorulmadığında hukuken normal bir gelişme müvekkil için hayal kırıklığına dönüşür.

Çakışma kontrolü nedir ve ne zaman yapılır?

Yeni müvekkilin karşı tarafının mevcut veya eski müvekkillerden biri olup olmadığının araştırılmasıdır ve dosya açılmadan önce yapılmalıdır. Dosya açıldıktan sonra fark edilen çakışma, dosyayı bırakmayı gerektirebilir; bu hem müvekkil hem büro için maliyetlidir.

Çakışma kontrolünde nelere bakılmalı?

Yalnızca isimlere değil ilişkili kişilere de: şirket ortakları, bağlı şirketler ve aile bağlantıları. Kapanmış dosyalar da kapsamdadır; eski bir müvekkile karşı dava almak da çakışmadır. Kontrol kayıt altına alınmalı, tarih, kontrolü yapan kişi ve taranan isimler yazılmalıdır.

Hangi durumlarda dosya alınmamalı?

Çakışma varsa alınamaz. Ayrıca şu durumlar en azından duraklamayı gerektirir: müvekkilin beklentisi gerçekçi değilse, süre kritik ve elde belge yoksa, önceki iki avukat dosyayı bırakmışsa ve ücret konusunda mutabakat sağlanamamışsa. Kabul sürecinin işlevlerinden biri alınmaması gereken dosyayı ayırmaktır.

Kabul kararından sonra hangi adımlar standart olmalı?

Çakışma kontrolünün yapılıp kaydedilmesi, yazılı ücret sözleşmesi, vekâletname, dosya numarası ve klasör yapısı, bilinen sürelerin takvime girilmesi, dosyadan sorumlu kişinin belirlenmesi ve müvekkile iletişim ritmi ile yanıt süresinin söylenmesi.

Kabul süreci nasıl ölçülür?

Üç gösterge yeterlidir: kabul edilmeyen dosya oranı (sıfırsa süreç filtre görevi görmüyordur), eksik belgeyle açılan dosya oranı (kabul formunun işleyip işlemediğini gösterir) ve ilk üç ayda tahsilat sorunu çıkan dosya oranı (ücret mutabakatının netliğini gösterir).